Zorgdossiers in jullie zorginstellingen anders organiseren?
In de zorg wordt vrijwel alleen nog gewerkt met digitale dossiers. Maar wat dan te doen met papieren dossiers die nog vele jaren bewaard moeten blijven? Cliëntendossiers moeten na afsluiting 20 jaar bewaard blijven. En hoe ga je om met medicijnlijsten, extra- en intramurale zorgdossiers? Vanuit onze ervaring kunnen wij jullie zorginstelling hiermee helpen.
Papieren en/of digitale dossiers?
Papieren en elektronische dossiers moeten jarenlang bewaard, maar worden soms nauwelijks nog gebruikt. Toch moeten de dossiers wel makkelijk beschikbaar zijn als dat nodig is. De oplossing? Externe archiefopslag. De fysieke dossiers worden in ons ISO 27001 gecertificeerde en beveiligde archiefdepot opgeslagen, maar zijn toch snel digitaal beschikbaar als dit nodig is. Makkelijk, veilig en alleen toegankelijk als je geautoriseerd bent. Vraag vandaag nog de gratis demo aan.
Privacygevoelige informatie
Medische dossiers bevatten veel privacygevoelige informatie. Zorgverleners en patiënten willen uiteraard niet dat deze informatie door onzorgvuldigheid op straat komt te liggen. Beveiliging van de gegevens moet dan ook voldoen aan de hoogste normen van informatiebeheer. Opslag in het archiefdepot van View biedt deze zekerheid.
Ons depot voldoet aan de archiefinspectie-norm en is maximaal beveiligd. Daarnaast wordt het pand regelmatig gecontroleerd op stof en ongedierte en zijn de risico’s van brand-, inbraak- en waterschade tot een minimum beperkt.
Bewaartermijnen medische dossiers
Zorgdossiers kennen een lange bewaartermijn, zodat gedurende een lange periode informatie over de behandeling van de patiënt beschikbaar is en opgevraagd kan worden. De wettelijke bewaartermijn is 20 jaar vanaf het laatste dat gegevens van de patiënt zijn genoteerd. Wij houden de bewaartermijnen keurig bij in onze applicatie iView. Zodat zorgdossiers nooit te lang bewaard blijven.
Cliëntendossiers digitaliseren
Medische dossiers beheren kost tijd en geld. Volgens ons kunnen zorgverleners tijd besparen. Niet meer op zoek naar een dossier in een archiefkast, maar snel en veilig toegang tot het elektronische dossier. Bevoegde collega’s kunnen bovendien veel sneller informatie uitwisselen. Kortom: minder kosten, meer tijd en ruimte. Veel medische instellingen werken al via het Elektronisch Patiëntdossier (EPD). Met dit elektronische systeem (waarin medische gegevens van patiënten opgeslagen en verwerkt worden) kunnen zorgverlening en informatieverstrekking efficiënter verlopen. Toch is ook het papieren medisch dossier nog op de werkvloer aanwezig. Het gevolg is dat twee verschillende dossiers door elkaar lopen.
Maar moet dan het gehele papieren archief worden gedigitaliseerd? View heeft hier een goede oplossing voor: met ‘scanning on demand’ worden alle dossiers fysiek opgeslagen, geïndexeerd en toegevoegd in onze zorgapplicatie iView. Zodra een zorgdossier nodig is, vraag je dit op en daarna makkelijk en veilig downloaden.
