Dossiers digitaliseren

Dossiers overal en nergens

Zeer waarschijnlijk herkenbaar; een deel van de dossiers al digitaal, maar een deel ook nog op papier in kasten, bij uw collega’s op bureau en wat in de kelder en/of archiefruimte. Kortom de dossiers liggen verspreid en u heeft hier geen grip en overzicht op. Dit moet en kan anders vindt u, ook in verband met de AVG.
Vul het contactformulier is voor de eerste stap naar een oplossing.

 
Want dat is vaak het dilemma op de werkvloer, de digitale deelbaarheid zorgt veelal voor een versnippering van de dossiers. Met het thuiswerken komt dit probleem ook vaak naar voren. Veel data en dossiers in een hosted omgeving, maar nog niet alles. Vaak horen wij ook de twijfel; hoe veilig is dit, wie heeft inzage in welke dossiers?
Wij bij View herkennen deze knelpunten, digitaliseren is niet spannend, maar het moet wel zeer zorgvuldig. Ook wat er vervolgens mee gebeurd en welke indexkenmerken, PDF/A of niet, kleur, zwart/wit, is de eigenlijke vraag.
Of nog zoiets, substitutie, het digitale dossiers vervangen voor het papieren origineel en daarna alles vernietigen, ook dat kan en ook bij ons. Al vele miljoenen dossiers hebben wij gedigitaliseerd voor vele organisaties in de afgelopen 23 jaar. Vult u het contactformulier in en of bel, (of een afspraak maken) om te sparren en zo de eerste stap te zetten naar een gedegen oplossing voor uw organisatie. Dank u wel alvast.

Stappen naar een digitaal archief

View kan u helpen bij de aanleg van een digitaal archief. De eerste stap is het scannen van de dossiers, waarna alle documenten geïndexeerd worden. Dit kan door middel van geavanceerde herkenningstechnologieën zoals barcodes en/of handmatige indexen.

Alle soorten dossiers

In de scanstraat van View zetten wij voor u de eerste stappen naar een digitaal archief, of het nu gaat om personeelsdossiers, juridische dossiers, studentendossiers of patiëntendossiers. Ongeacht het formaat, verrijken we digitale bestanden met behulp van geavanceerde herkenningstechnologieën en/of handmatige indexen.

Veiligheid voorop bij digitaal archief

Bij het digitaliseren is het belangrijk dat de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) eist dat technische en organisatorische maatregelen getroffen moeten worden ter beveiliging van de digitale dossiers. Er moeten vooraf regels gesteld worden over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn, ter beveiliging van de dossiers.

Het indexeren zorgt ervoor dat de gescande documenten worden opgeslagen in de juiste archiefbox, waardoor de dossiers gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Na het indexeren van de documenten kunnen deze worden geëxporteerd naar een digitaal archief.

Geschikt voor import in applicaties

De digitale output wordt afgestemd op uw werkwijze of applicatie. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar Sharepoint, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iView zijn voorbeelden hiervan.

Onze scanstraat, die overigens ook bij u (tijdelijk) op locatie geïnstalleerd kan worden om uw dossiers ter plekke te digitaliseren, kan voor de volgende toepassingen ingezet worden:


Wellicht kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van een digitaal archief.
Neem contact met ons op voor meer informatie en altijd vrijblijvend.