Dossiers digitaliseren

overal en altijd over de juiste dossiers beschikken

Dossiers digitaliseren is tegenwoordig makkelijk zelf te doen. Maar je loopt naar al die kasten of archiefruimtes vol met dossiers, dan wordt het wel wat anders. Je wilt toch ieder document 100% gescand hebben, in kleur of zwart wit, ‘ja maar als ik het gescand is, is dit dan net zo rechtsgeldig als het papieren origineel’?
Als jullie het dossier gaan digitaliseren, kunnen we dan meteen het dossier ook opschonen i.v.m. de wettelijke bewaartermijnen? Of ook zo bekend, de koppeling met de bestaande applicaties, zou toch fijn zijn als alles in een database komt. Dit kan in iView, maar ook in bestaande applicaties.

Wij bij View herkennen deze knelpunten, digitaliseren is niet spannend, maar het moet wel zeer zorgvuldig. Ook wat je er vervolgens mee doet en welke indexkenmerken, PDF/A of niet, kleur, zwart/wit, is de eigenlijke vraag.
Of nog zoiets, substitutie, het digitale dossiers vervangen voor het papieren origineel en daarna alles vernietigen, ook dat kan en ook bij ons. Al vele miljoenen dossiers hebben wij gedigitaliseerd voor vele organisaties in de afgelopen 23 jaar. Vult u het contactformulier in en of bel, (of een afspraak maken) om te sparren en zo de eerste stap te zetten naar een gedegen oplossing voor jullie organisatie. Dank u wel alvast.

Scanstraat

In de scanstraat van View zetten wij voor u de eerste stappen naar een digitaal archief, of het nu gaat om personeelsdossiers, juridische dossiers, studentendossiers of patiëntendossiers. Ongeacht het formaat, verrijken we digitale bestanden met behulp van geavanceerde herkenningstechnologieën en/of handmatige indexen.

Veiligheid voorop bij digitaal archief

Bij het digitaliseren is het belangrijk dat de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) eist dat technische en organisatorische maatregelen getroffen moeten worden ter beveiliging van de digitale dossiers. Er moeten vooraf regels gesteld worden over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn, ter beveiliging van de dossiers.

Stappen naar een digitaal archief

View kan u helpen bij de aanleg van een digitaal archief. De eerste stap is het scannen van de dossiers, waarna alle documenten geïndexeerd worden. Dit kan door middel van geavanceerde herkenningstechnologieën zoals barcodes en/of handmatige indexen.

Het indexeren zorgt ervoor dat de gescande documenten worden opgeslagen in de juiste archiefbox, waardoor de dossiers gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Na het indexeren van de documenten kunnen deze worden geëxporteerd naar een digitaal archief.

Geschikt voor import in applicaties

De digitale output wordt afgestemd op uw werkwijze of applicatie. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar Sharepoint, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iView zijn voorbeelden hiervan.

Onze scanstraat, die overigens ook bij u (tijdelijk) op locatie geïnstalleerd kan worden om uw dossiers ter plekke te digitaliseren, kan voor de volgende toepassingen ingezet worden:


Wellicht kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van een digitaal archief.
Neem contact met ons op voor meer informatie en altijd vrijblijvend.