Leerling- en studentendossiers
In het onderwijs zijn instellingen verplicht om een dossier bij te houden over de voortgang van leerlingen en of studenten. Een leerlingdossier moet voldoen aan de wettelijke bepaling van de Wet bescherming Persoonsgegevens en aan verschillende onderwijswetten. Hierin staan onder andere regels hoe om te gaan met persoonlijke informatie.
Een leerlingdossier bevat niet alleen administratieve gegevens, maar ook inhoudelijke informatie over de leerling. Schoolresultaten, afwezigheidsregistratie, maar ook gedrag en houding van een leerling. Privacygevoelige informatie dus!
Elektronisch leerlingdossier (ELD)
Het ELD staat voor “Elektronisch leerlingdossier”. Hierin worden alle gegevens van een leerling in een digitaal dossier bijgehouden. Door het digitaal vastleggen kan de onderwijsinstelling gemakkelijk de grote hoeveelheid aan dossiers compleet en up-to-date houden. Informatie en wijzigingen kunnen direct digitaal worden toegevoegd en het dossier is op ieder moment toegankelijk voor bevoegden. Daarnaast is het veel eenvoudiger om dossiers op te zoeken en kan het digitale archief gemakkelijk opgeschoond worden.
Iedere leerling binnen Nederland krijgt een uniek nummer. Gegevens kunnen op deze manier ook worden uitgewisseld met bijvoorbeeld DUO of jeugdgezondheidszorg-instellingen. Doel van het elektronisch leerlingdossier is dan ook de samenwerking tussen verschillende instellingen te verbeteren.
Het elektronische studentendossier zorgt ervoor dat dossiervorming automatisch gebeurt, omdat alle documenten van een student samengevoegd worden. Jullie onderwijsinstelling hoeft zich niet langer druk te maken om het compleet houden/maken van dossiers. Het elektronisch leerlingdossier zorgt voor een overzichtelijk archief!
Bewaartermijnen in het onderwijs
Zo geldt dat verzuimregistratie, in- en uitschrijving tot vijf jaar bewaard blijven. Oa toetsgegevens worden na twee jaar vernietigd of bij doorverwijzing naar het speciaal onderwijs worden de leerlinggegevens drie jaar bewaard. Nadat de bewaarperiode voorbij is, worden de gegevens verplicht vernietigd.
Een bewaartermijnen-overzicht kan helpen grip te houden. Wat hebben we en hoe lang moeten de dossiers blijven staan in de archiefkast? Zelf niet de tijd of kennis in huis om zo’n bewaartermijnen-overzicht op te stellen? Neem contact met ons op en wij zijn jullie graag van dienst.
Efficiënt archiefbeheer
Voor onderwijsinstellingen is het niet alleen een uitdaging om dossiers compleet en actueel te houden, maar ook om het archiefbeheer op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te laten plaatsvinden. Met vaak honderden tot duizenden nieuwe studenten per jaar loopt het aantal dossiers snel op. Overvolle archiefruimtes zorgen dan dat het overzicht verloren gaat. De oplossing: Het extern beheren van de leerlingdossiers bij View. Ons veilige archiefdepot en onze scanstraat verzekeren jullie van een geordend en veilig archief. Wij indexeren de dossiers en maken ze via iView toegankelijk. Zo hebben jullie dossiers die altijd gemakkelijk te vinden zijn.
