Stuur me maar een mail ter bevestiging

Mailverkeer heeft de afgelopen jaren meer en meer de plaats ingenomen van de “slakkenpost”. Privé, om een uitnodiging of een bericht aan iemand te versturen, maar natuurlijk ook zakelijk. Ook de overheid gaat er steeds meer toe over geen brieven meer te sturen, maar doet dat per mail.

Vaak door te melden dat er in een beveiligde omgeving berichten voor je zijn, zodat de eigenlijke inhoud van het bericht niet bij een verkeerde terecht kan komen. Maar hoe zit het met afspraken en overeenkomsten per mail? Zijn die rechtsgeldig, zit je eraan vast als je iets per mail hebt toegezegd en er later vanaf wilt?

Wat mag (niet)?
In Nederland geldt dat een overeenkomst gesloten is als de ene partij een aanbod doet, waar de andere partij mee akkoord gaat. Daarbij zijn geen strenge eisen hoe dit wordt gedaan; mondeling, schriftelijk of per fax of mail. Bij een veiling geldt bijvoorbeeld dat je “onderhandelt” door je hand op te steken. Na het “eenmaal, andermaal, verkocht” en de klap met de hamer is er een overeenkomst gesloten waar je aan vast zit. Stuur je iemand een mail met een koopopdracht, of een instemming met een offerte, dan zit je daaraan vast. Dit geldt ook voor een druk op een knop met “bestelling plaatsen”. In de meeste gevallen zal bij echt belangrijke overeenkomsten nog steeds worden gekozen voor papier; een document met handtekening van de betrokkenen is voor iedereen duidelijk.

Rechtsgeldig:
Volgens het Burgerlijk Wetboek mag nu een schriftelijk document ook via e-mail worden afgehandeld. Wel met een paar voorwaarden: • Beide partijen moeten het document kunnen lezen en verwerken. Is dit niet zo, dan is de overeenkomst ongeldig. • Authenticiteit moet voldoende gewaarborgd zijn. Het document moet niet makkelijk te wijzigen zijn. Een digitale handtekening van beide partijen is hierbij een optie. • Dateerbaar; het moet duidelijk zijn wanneer de overeenkomst is gesloten. • De betrokkenen moeten identificeerbaar zijn; bijvoorbeeld door een digitale handtekening.

Voor de zekerheid
Bij correspondentie per mail moet wel heel zeker zijn dat de andere partij het bericht heeft ontvangen. Een ontvangst- of leesbevestiging vragen is in elk geval zinvol. Mochten er later conflicten ontstaan, dan is in ieder geval beter aan te tonen dat het bericht wel is binnengekomen. Overeenkomsten in PDF versturen biedt in ieder geval ook al meer zekerheid; niet zomaar te veranderen en voor iedereen te lezen. Maar….. bij twijfel kan natuurlijk ook voor de dubbele oplossing worden gekozen. Een mail sturen, maar een uiteindelijke overeenkomst of opzegging ook nog eens schriftelijk, op papier, bevestigen, zo nodig zelfs aangetekend Digitaal: prima en handig, maar af en toe heeft “ouderwets” papier toch nog de voorkeur.

Bron: www.itpedia.nl en Schravenmade.nl

Content is gerealiseerd door: Helma Bode, scribia.nl