Nieuwe kijk op documentstromen

Drie trends zorgen voor een nieuwe kijk op documentstromen en werkprocessen binnen bedrijven en organisaties. Deze zijn de exponentieel groeiende informatiestromen; de flexibilisering van de werkomgeving en de behoefte om efficiënt te werken. De uitdaging bij het laatst genoemde is om de informatiestromen veilig te beheren, omdat technologieën als digitaliseren scannen en cloud-opslagmethoden vragen om visie en beheer.

In de huidige organisaties met een toenemend aantal informatiestromen staat de informatie en de verwerking daarvan centraal. Digitale werkprocessen bieden de mogelijkheid om zo te werken dat bedrijfsinformatie gelijktijdig beschikbaar is voor alle geautoriseerde medewerkers van verschillende afdelingen. Het is echter niet zo dat digitaliseren van papieren documenten het papieren document uitbant. Het is daarom van belang om een beleid te maken waarin digitale en papieren documenten naast elkaar worden gebruikt. Het Integraal Informatieveiligheidsbeleid maakt inzichtelijk of het nodig is om alle dossiers te digitaliseren en wat de meest kostenefficiënte oplossing is, door onderscheid te maken tussen dynamische, veelvuldig geraadpleegde, en statische, zo nu en dan geraadpleegde, dossiers. De behoefte aan een centrale archivering stijgt, omdat er vanwege de flexibiliseringstrend steeds meer risico is op het verlies van documenten en bedrijfsgegevens. De flexibiliseringstrend houdt in dat er meer ruimte komt voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken, wat betekent dat kantoorruimtes verminderen. Voor centrale archivering blijkt een cloud-gebaseerde data-opslag bij een externe partij een populaire optie.

Cloud-opslag is aantrekkelijk vanwege de flexibiliteit, toegankelijkheid en efficiëntie. Slim en veilig beheerde bedrijfsinformatie is een belangrijk middel om toegevoegde waarde te verkrijgen en de concurrentiepositie veilig te stellen. Als bedrijfsinformatie onmiddellijk toegankelijk is, treedt een bedrijf zijn klanten accuraat tegemoet, wat onder andere helpt markten open te breken en klanten te werven. Een Integraal veiligheidsbeleid is bedrijfsbreed en vereist uiterst goede interne samenwerking. Het beleid geeft de regels die er binnen de organisatie gelden voor het omgaan met zowel papieren als digitale documenten.

Een externe partij, zoals View, kan hulp bieden bij het opstellen van een Integraal Informatieveiligheidsbeleid, om zo de gevolgen van de drie huidige trends binnen een bedrijf in goede banen te leiden.

View Document Management,
Laura Jansen