Grip op informatiestromen
Berichtenlogistiek richt zich op het voortdurend optimaliseren van het proces van verwerking van en omgaan met de informatiestromen door de organisatie, zodat de juiste berichten op de juiste plek beschikbaar zijn.
De berichtenlogistiek is nodig om ongestructureerde digitale berichtenverwerking in goede banen te leiden. Medewerkers, belangengroeperingen en andere betrokkenen stellen eisen aan de beschikbaarheid en de benaderbaarheid van berichten. Een goede berichtenlogistiek kan verbindend werken en samenwerking versterken. Het ontbreekt in de top van het management echter aan de aandacht voor berichtenlogistiek, waardoor er geen centraal beheer is. (Gevolgen zijn dat berichten in meerdere versies op verschillende locaties beschikbaar zijn, activiteiten dubbel worden uitgevoerd en dat kennisdeling wordt bemoeilijkt.) Het bewaken van de samenhang in berichten en het bewaken van de kosten, voortgang en kwaliteit van afhandeling van de berichtstroom vraagt om regie en afstemming over vier belangrijke kerntaken.
De eerste kerntaak, inputmanagement, verzekert de beschikbaarheid en snelle terugvindbaarheid van alle berichten en documenten in de organisatie. Zaakgericht werken is de tweede kerntaak, deze garandeert een efficiënte afhandeling van elk bericht, waarbij inzet van de benodigde deskundigheid is geborgd. Als derde is de kerntaak berichtenmanagement van belang. Effectief berichtenmanagement garandeert een eenduidige en toegankelijke opslag met inachtneming van bewaartermijnen en autorisatie. De laatste kerntaak, outputmanagement, zorgt voor het zo effectief en efficiënt mogelijk opstellen en verspreiden van informatie. Voor regie en afstemming over deze vier belangrijke kerntaken is centraal beheer nodig. De uitdaging van centraal beheer is het feit dat ingesleten werkwijzen vaak niet gemakkelijk losgelaten worden.
Centrale regie door werkgevers vergt een functie berichtenlogistiek die haar zaken op orde heeft, wat inhoudt dat de werkgever de berichtenlogistiek uit handen moet nemen.
