Goed omgaan met gegevens in de advocatuur

Zorgvuldig omgaan met persoonlijke informatie van cliënten, beveiligen van vertrouwelijke verslagen; niets nieuws voor advocaten. Of het nu gaat om bedrijfs-, familie- of strafrecht: de cliënt moet zeker weten dat alle informatie en dossiers in veilige handen zijn.

Met de toename van digitale gegevensopslag is er voor de advocatuur een aandachtsgebied bijgekomen. Niet alleen moeten fysieke dossiers zorgvuldig worden bijgehouden en opgeslagen, juist ook alle digitale gegevens vragen om extra maatregelen.

Gegevens van cliënten kunnen enorm waardevol zijn voor (cyber)criminelen; hierdoor is de kans op datadiefstal ook bovengemiddeld groot. Hoe ga je als advocatenkantoor om met een cyberaanval, een datalek, het inzetten van spyware?

De Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA)  heeft hierom een aantal tips voor vertrouwelijke, veilige, internetcommunicatie op hun site gezet. Een goede checklist om IT-beheer en -systemen nog eens goed tegen het licht te houden.

Daar is de laatste jaren nog een extra aspect bijgekomen: de veiligheid van de advocaten zelf. Situaties waarin advocaten bedreigd worden, tot zelfs een moord aan toe: advocaten kunnen zelf doelwit worden. Daarom is ook het afschermen van (privé)gegevens van de advocaten zelf belangrijk geworden. De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) werkt hiervoor samen met de NOvA aan een aanpak om bewustwording en weerbaarheid bij advocaten te vergroten.

‘Simpele’ menselijke fouten als klikken op een ‘foute’ link in een bericht, het delen van informatie via USB-sticks of onbeveiligd dataverkeer, gebruik maken van openbare (open) wifi-verbindingen. Dit zijn de zaken die als eerste moeten worden aangepakt. Maar voor een kantoor is het daarnaast uiterst belangrijk regelmatig te laten testen of het voor onbevoegden mogelijk is binnen te komen in de systemen.

Bij View beheren wij al jarenlang dossiers en archieven van verschillende advocatenkantoren. Met een veilige opslag van fysieke dossiers, een digitale toegang voor geautoriseerde gebruikers, compleet met alle mogelijke beveiligingsinstrumenten.

Ons ISO 27001 certificaat garandeert dat onze systemen jaarlijks uitgebreid worden getest, niet alleen de fysieke opslag maar juist ook het digitale systeem.

Kortom, wij doen er alles aan de ons toevertrouwde archieven en dossiers veilig te beheren!
Bent u benieuwd hoe wij dit voor uw kantoor kunnen verzorgen? Neem een kijkje op de pagina ‘goed documentbeheer op uw advocatenkantoor’ en neem gerust contact met ons op.