Goed digitaliseren op uw werkplek

Een groeiend aantal Nederlandse organisaties werkt tegenwoordig in the cloud, wat betekent dat ze hun bedrijfsinformatie bewerken, opslaan en delen via internet. Er wordt gebruik gemaakt van programma´s en servers die niet hun eigendom zijn, want het digitaliseren wordt uitbesteed aan een derde partij, zoals View.

Wat kun je als managementondersteuner doen om een organisatie digitaler te laten werken en hoe pak je dit aan? Digitaal werken is op twee manieren zichtbaar in een organisatie:
– Ten eerste doordat documenten en bestanden op alle momenten en plaatsen beschikbaar zijn voor de medewerkers.
– Ten tweede betekent digitaal werken ook het gebruikmaken van digitale ondersteuning bij processen die in een organisatie plaatsvinden.

De organisaties hebben een relatief klein fysiek archief en besteden veel tijd aan de mogelijkheden om informatie digitaal op te slaan, te bewerken en te delen. Het digitale archief levert een kostenvoordeel op vanwege de toegankelijkheid op afstand, minder noodzaak aan fysieke ruimte en minder afval. Digitale informatie is makkelijker te analyseren en sneller terug te vinden dan het fysieke archief, maar bij beide is het noodzakelijk dat het archief op orde is. Weerstand kan komen van werknemers die denken dat de veiligheid van bestanden in het geding is of dat digitalisering veel geld zal kosten. Er zijn echter kosteloze oplossingen denkbaar of oplossingen die geld besparen ten opzichte van het fysieke archief. Daarnaast zijn er werknemers die liever met papieren dossiers werken. Maak deze werknemers geen keurslijf van de digitale takenlijst, maar geef ze de ruimte om werkzaamheden op hun eigen manier uit te voeren. Er zullen werknemers zijn die papier zullen blijven gebruiken, maar de winst zit in de werknemers die dat niet meer zullen doen.

Begin als managementondersteuner met kleine stapjes en zorg voor goede alternatieven. Ten eerste is het belangrijk om te zorgen voor een optimaal digitaal archief waarin bestanden gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Ten tweede is het handig als werknemers bijvoorbeeld een eigen smartphone of tablet hebben, zodat digitaal werken snel en gemakkelijk wordt. Het derde en laatste punt is dat je stug het goede voorbeeld moet blijven geven in digitaal werken.

Bekijk hier meer tips van View voor een goed werkend digitaal archief