Alles digitaliseren, of niet?
Uit onderzoek van VHIC blijkt dat fysieke opslag van archieven goedkoper is dan digitale opslag. De grootste reden hiervoor is dat het aantal handelingen bij het digitaliseren van een archief veel meer is dan puur en alleen de fysieke opslag ervan.
Voor View betekent het digitaliseren van archieven bijvoorbeeld dat personeel de documenten scanklaar moeten maken zodat ze daarna feilloos door de scanner gaan. Ook het scannen kost tijd en moet door een medewerker gedaan worden. Daarnaast komen hier de kosten bij van het ophalen van de archieven en het eventuele plaatsen ervan in ons depot. Ook moet er een IT-voorziening komen om de archieven veilig in op te slaan. Dit vergt tijd en moet goed bijgehouden worden in verband het met het risico op bijvoorbeeld hacken. De grootste twijfel die een digitaal archief met zich meebrengt is de blik op de toekomst. De voorspellingen over hoe de technologie zich ontwikkeld is onzeker, dus ook het belang en de relevantie van een gedigitaliseerd archief zijn onzeker. Wel blijft de beschikbaarheid van informatie een groot voordeel van een digitaal archief. Op die manier kan iedereen ter wereld bij een archief komen, mits hem toestemming is verleend. Een fysiek archief betekent dat iemand ook daadwerkelijk zelf fysiek naar het archief toe moet om het in te kijken. Bij fysieke opslag van archieven is de handeling duidelijk. Bij View ziet dat er als volgt uit; we halen uw archief op, indexeren het archief en plaatsen het in ons beveiligde archiefdepot.
De risico’s op beschadiging van de documenten zijn klein en de archieven zijn goed beveiligd. In het onderzoek komt naar voren dat het van groot belang is om archieven goed te bekijken op bepaalde documenten die al vernietigd kunnen worden. Dit scheelt zowel fysiek als digitaal veel ruimte. Daarnaast scheelt het veel tijd en geld om voor digitalisering het archief goed te bekijken, zodat er niet onnodig gedigitaliseerd hoeft te worden. Uit onderzoek van Blue Ribbon Task Force en Veritas Technologies LLC blijkt dat tussen de 11% en 20% van een archief bewaard moet blijven, de rest zou dus weg kunnen. Natuurlijk zijn er voor verschillende organisaties verschillende belangen die meespelen bij de keuze een archief digitaal of fysiek op te slaan. Beiden bieden grote voordelen die zwaar kunnen wegen. View biedt ook nog een andere optie. U kunt uw archief fysiek laten opslaan in ons archiefdepot en alleen de documenten laten scannen die u nodig heeft.
Via scanning on demand heeft u het benodigde dossier snel in onze beveiligde database iView beschikbaar. Op deze manier laat u niet onnodig uw hele archief digitaliseren en hoeft u niet zelf de archieven in te duiken op zoek naar het juiste dossier. View zorgt dat u het document binnen een werkdag beschikbaar heeft.
Voor meer informatie kunt u even verder rondkijken op onze site, maar u kunt ook contact met ons opnemen voor een persoonlijk advies.
Wij helpen u graag verder!
