Hoe denkt View over fysieke opslag?
In Office Magazine van juni 2015 staat een tafeldiscussie over het onderwerp fysieke opslag. Ook Wilfred Bussink van View Document Management deed hieraan mee. De deelnemers werd gevraagd om op zes stellingen te reageren over hun eigen vakgebied. Voor u, als (potentiële) klant van View, staan de antwoorden die Wilfred tijdens de discussie gaf hieronder. Met wie heeft u te maken en hoe denkt View over haar vakgebied?
“Fysieke opslag is over. De klant wil meer”.
“Ja en nee. De fysieke back-up als informatiedrager blijkt toch nog een psychologisch effect bij mensen teweeg brengen: dit is het origineel. Stel dat er iets gebeurd, hoewel alles goed digitaal is opgeslagen, dit is het brondocument. Het geeft mensen een stuk zekerheid. Digitaal is deelbaar, het is gevoelig en hackbaar. Ja, omdat de klant snellere ontsluiting wil. Hij wil het digitale dossier in een uurtje beschikbaar hebben. Maar met alle ontwikkelingen zal binnen nu en vijf jaar digitaal echt wel leidend worden. De fysieke back-up zal dan absoluut minder worden.”
“De klant kijkt nog teveel naar de kosten van opslag”
Hierdoor mist hij veel van de toegevoegde waarde die een professioneel opslagbedrijf kan bieden. “Klopt, we ontzorgen hem volledig , denk aan de kelders en zolders die altijd vol stonden met fysieke archieven.” In de discussie wordt aangegeven dat vernietiging voor bedrijven lastig is. Wie neemt de verantwoording als het misschien wel om bedrijfsgevoelige informatie gaat? Wilfred legt uit dat de adviseurs van View Document Management eerst een document structuur plan opzetten als ze bij een bedrijf dossiers ophalen. Zo worden er bij View geen archieven opgeslagen waarvan een groot deel weg kan.
“Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Papier is leuk, digitaal is makkelijk.”
Volgens een andere deelnemer aan de discussie is de impact van papier groter, daarom wordt het bewaard. De gespreksleider werpt tegen dat toch steeds meer bedrijven van het papier afstappen. Volgens View komt dat doordat het digitale archief steeds beter is ingericht.
“Hoe erg zijn papieren archieven?”
“Om snel informatie en data te ontsluiten, zijn papieren archieven wel erg. Maar het gaat er wel om vanuit welke invalshoek je het bekijkt, in de dynamische fase kan het wel handig zijn, maar in de aanmaak van nieuwe documenten is papier echt niet meer van deze tijd.”
“Digitale data (cloud of anders) staat veiliger dan papieren data.”
Volgens Wilfred kun je je nooit waarborgen voor natuurrampen, of waterschade. “Men is zich er wel bewust van, maar het kan beter, bijvoorbeeld door het te outsourcen naar een professionele organisatie.” Maar volgens hem moeten ook bedrijven die puur gericht zijn op data en op de cloud getoetst en gescreend worden. Waar alle deelnemers het mee eens zijn, is dat de risico’s voor archieven in eigen beheer groter zijn dan als de archieven opgeslagen zijn bij een professioneel en beveiligd archiefdepot. Zij zijn immers beter voorbereid op eventuele gevaren zoals hacken of natuurrampen.