Substitutie in de documentenwereld

Zodra een organisatie besluit alles alleen digitaal te bewaren en de originele documenten te vernietigen, spreken we feitelijk van substitutie; dit is een stap verder dan alleen digitaal toegankelijk maken. Maar mag deze substitutie wettelijk? Hoe zit het met de regels over goed toegankelijke en beschikbare documenten? Met name bij de overheid en publieke organisaties zijn hier strikte regels voor. Alles moet namelijk beschikbaar zijn voor iedereen die de overheid wil controleren, (historisch) onderzoek wil doen, of gewoon wil uitzoeken op welke gronden beslissingen zijn genomen. 

Nieuwe archiefwet
De huidige Archiefwet 1995 moest worden aangepast om beter aan te sluiten op de huidige praktijk, nu er steeds meer gebruik wordt gemaakt van digitale opslag. Bestaande papieren worden gedigitaliseerd, maar soms zijn er geen papieren, maar uitsluitend digitale vastlegging, bijvoorbeeld bij mailverkeer. Bij substitutie, moet ook worden aangegeven hoe het zit met bewijslast, bewaartermijnen en dergelijke. In 2021 treedt daarom de nieuwe Archiefwet in werking, die veel van deze vraagstukken behandelt. Heel belangrijk is, dat de nieuwe wet duidelijk maakt dat het niet uitmaakt of een document van papier is of alleen een digitale verschijningsvorm heeft. Het ontstaan, archiveren en (digitaal) beschikbaar maken van informatie vormen één geheel. Uiteraard geldt voor digitale opslag, net als voor fysieke, dat alle informatie goed, geordend en toegankelijk moet worden opgeslagen. Zodra, na verloop van tijd, documenten voor vernietiging in aanmerking komen, moet er ook zorgvuldig gewerkt worden. Papieren worden versnipperd, voor digitale gegevens geldt dat dit zorgvuldig, met speciale programma’s moet gebeuren. Bij alle vormen van opslag moet uiteraard ook rekening worden gehouden met andere wetgeving. Met name de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die de privacy-bewaking regelt en de wetten die gaan over beschikbaarheid van overheidsgegevens (Who en Wob/Woo) worden dan ook gekoppeld aan de nieuwe archiefwet.

Lees verder over substitutie op onze pagina.

Content gerealiseerd door Helma Bode, Scribia.nl