Ruim je archief op: begin 2020 met een schone lei!

Het einde van 2019 nadert. De kortste dagen van het jaar zijn aangebroken en de zaken op het werk worden afgerond. Een goed moment om het archief nog eens tegen het licht te houden, want het kan zijn dat de bewaartermijn van archiefstukken gedurende het jaar is verstreken, zowel fysiek als digitaal. Waar je moet beginnen? We zetten het graag even voor je op een rijtje, zodat jij 2020 met een schone lei kan starten!

Een eenduidig antwoord op de vraag wanneer een archiefstuk weg mag, is niet te geven. Er zijn veel verschillende wettelijke bewaartermijnen voor verschillende typen dossiers. Het is dus afhankelijk van het dossiers dat u binnen uw bedrijf gebruikt, hoe lang uw archief bewaard moet blijven. Daarnaast kunt u binnen uw bedrijf ook nog te maken met sectorspecifieke bewaartermijnen. Dit geldt bijvoorbeeld voor medische dossiers, juridische zaakdossiers of klantdossiers.

Algemene bedrijfsmatige documenten
Voor de algemene bedrijfsmatige documenten, waarmee bijna ieder bedrijf te maken heeft, gelden duidelijke termijnen. Zo moeten de jaarrekening, accountantsverklaring, winst- en verliesrekening en de administratie na ontbinding van een rechtspersoon zeven jaar bewaard blijven. Voor dividendnota’s geldt een bewaartermijn van vijf jaar. De gegevens van bedrijfsmatig ontroerend goed, subsidie administratie en bijvoorbeeld de ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden moeten tien jaar bewaard blijven. Bij de bovenstaande gegevens hebben we het over een minimaal bewaartermijn. Voor sommige gegevens geldt ook een maximaal bewaartermijn. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden.

Maximaal bewaartermijn
Het maximale bewaartermijn geldt bijvoorbeeld voor beelden van beveiligingscamera’s en opsporingscamera’s. Deze mogen maximaal zes maanden bewaard blijven. Sollicitatiebrieven moeten zelfs binnen vier weken vernietigd worden, tenzij toestemming is verleend door de sollicitant. Ook correspondentie tussen uw bedrijf en de sollicitant moet binnen vier werken verwijderd zijn. Verslagen van functioneringsgesprekken hebben zowel een minimale als een maximale bewaartermijn. Deze is in beide gevallen twee jaar. Andere wettelijke en wenselijke bewaartermijnen kunt u vinden in dit overzicht.

Mag vernietigen of moet vernietigen?
Als u twijfelt over of u uw archief op wil ruimen en delen wilt vernietigen, onderzoek dan goed wat de bewaartermijnen zijn. Het dilemma over wel of niet weggooien omdat het misschien in de toekomst nog nodig is, hoeft niet altijd een dilemma te zijn. Soms moeten bepaalde gegevens vernietigd worden, dus dan is er geen keuze omdat dit wettelijk bepaald is. De AVG schrijft een vernietigingsplicht voor. Deze archiefstukken moeten vernietigd worden.

Digitaal
Hoewel de maatschappij vooral steeds meer digitaal werkt, worden juist de digitale stukken vaak vergeten bij het verwijderen van archief dat aan haar bewaartermijn zit. Naast het opruimen van uw fysieke archief, is een blik op het digitale archief ook niet verkeerd. Ook digitale stukken moeten soms verplicht vernietigd worden.

Archiefopslag bij View
Als u uw archief bij View opslaat, dan houdt View automatisch bij welk archief er weg mag. View zal nooit zelf de beslissing nemen om archief te laten vernietigen. In plaats daarvan geeft View u een lijst met de archiefstukken die vernietigd mogen worden. Pas na toestemming van uw, wordt dit proces in gang gezet. Met deze oplossing van View hoeft u zelf niet meer bij te houden wanneer wat weg mag.

View wenst u een prettig en opgeruimd 2020!
Wij wensen u een prettig en opgeruimd 2020! Mochten wij u kunnen helpen met het opruimen van uw archieven of bij het bepalen van de bewaartermijnen van uw archiefstukken, neem dan gerust contact met ons op.