Digitaal werken, 10 slimme tips

Om ervoor te zorgen dat er binnen uw bedrijf optimaal digitaal gewerkt wordt, heeft View een tiental slimme tips voor u:

1. Geef zelf het goede voorbeeld!
   Print geen notulen of agenda meer uit voor de hele afdeling en mail ze ook niet meer rond. In plaats daarvan informeert u iedereen wáár ze die kunnen vinden op de schijf.
2. Kijk kritisch naar uw eigen mappenstructuur
   Digitale chaos is net zo erg als papieren chaos; maak regelmatig schoon schip tussen alle conceptversies en oude meuk.
3. Maak afspraken over de naamgeving van documenten
   Bijvoorbeeld voorafgegaan door de datum (jaar-maand-dag, dus 20150614) en de initialen van de maker. Zo sorteert u op datum én naam tegelijk.
4. Ontwerp een standaardsetje mappen voor (klant)projecten
   Medewerkers kunnen dat dan steeds dupliceren als ze een nieuw project starten. Het overnemen van elkaars taken en het samenwerken in mappen is daardoor eenvoudiger.
5. Neem afscheid van ordners
   Kijk kritisch naar wat er allemaal aan ordners staat. Is dat echt in papieren vorm nodig? Is het erg veel, doe dan één ordner per week. Scan wat u (nog) niet digitaal heeft; gooi de rest weg.
6. Promoot digitale post; uitgaand en inkomend
   Werkt uw organisatie al met een DMS-systeem? Overleg met afdelingen zoals Facilities, Archief of DIV (Documentaire Informatievoorziening) over hoe jullie organisatie digitaler kan werken.
7. Bekijk de mogelijkheden van digitale notitieboeken
   Hierin is Evernote de ongekroonde koning; dit online digitale notitieboek synchroniseert informatie overal (pc, tablet, smartphone), of het nu tekst, beeld of een opname is.
8. Gebruik sneltoetsen en win tijd
   Met toetsencombinaties bent u sneller klaar met typen. Met een programma als Fingertips maakt u eigen combinaties, maar ook op internet zijn overzichten van sneltoetscombinaties makkelijk te vinden. Bijvoorbeeld op www.sneltoetsen.com.
9. Probeer dicteerapps
   Op telefoon of tablet kunt u met dicteerapps als Dragon Dictation, Voice Dictation en Kool gesproken tekst razendsnel omzetten in geschreven tekst. Handig in de auto of trein als u even geen tijd heeft om te schrijven, maar ook als u een goede formulering invalt, tijdens het werken in een ander document.
10. Werk samen op een projectmanagementbord
    Trello is een grote naam hierin. Het is een online prikbord met drie kolommen: te doen, bezig en gedaan. Hierin kan men zelf onderdelen schuiven tussen de kolommen, of reageren op elkaars taken (met vragen of opmerkingen).

Deze tips zijn mede tot stand gekomen door Karen Visser, www.newbroom.nl