Scholen maken begin met digitaliseren
Verschillende Roc’s en Hogescholen zijn begonnen met het digitaliseren van hun documenten en dossiers. Er is een begin gemaakt met het digitaliseren van de inkoopfacturen en op verschillende hogescholen kunnen de leerlingen hun cijfer en examen digitaal inzien. Nog niet zo lang geleden verliepen de processen nog via de traditionele weg, denk aan fysieke interne post.
Dit kostte echter veel tijd en de kans op een fout was groot. De digitalisering moet er toe leiden dat de documenten goed, veilig en volgens wet- en regelgeving worden vastgelegd. Ook is hierbij belangrijk dat de digitale documenten snel en gemakkelijk zijn terug te vinden. De digitalisering van de inkoopfacturen leidde tot een grote efficiencyslag. Voorheen werden de fysieke facturen met behulp van interne post naar de juiste locatie verstuurd. Hier moest de geautoriseerde persoon een paraaf op de factuur zetten, veel documenten raakten om deze reden kwijt. De doorlooptijd van het verwerken van de documenten was hierdoor gemiddeld 30 dagen. Dit is door middel van het digitaliseren terug gebracht naar 8 dagen. Een flinke besparing! Ook studenten en medewerkers van hogescholen moesten voorheen in verschillende systemen kijken om hun studievoortgang te volgen. Dit kan tegenwoordig in één online omgeving. Het digitaliseren van de verschillende dossiers en documenten verloopt zeer goed. Om deze reden dan ook wordt gedacht aan het digitaliseren van de overige dossiers. Deze dossiers kunnen digitaal worden ingezien door elke geautoriseerde medewerker. Ook dit bespaart veel tijd en geld.
Denkt u er ook over om een begin te maken met het digitaliseren, maar weet u niet goed waar en hoe u hiermee het best kunt beginnen? Of wilt u graag efficiënter werken zodat u veel tijd en geld kunt besparen? View helpt u bij het adviseren, digitaliseren en archiveren van uw fysieke documenten. Maak gerust een afspraak.
