Documentbeheer in de techniek en industrie
Archieven van technische dossiers zijn vaak complex en kennen afmetingen van A4 tot en met A0. Bovendien moeten ze veelal jarenlang bewaard blijven. Een hele klus om te digitaliseren! Specificaties, bouwtekeningen, automatisering, inspectieverslagen, garanties, juridische zaken: enorm veel belangrijke gegevens. Bovendien is het soms nodig dat razendsnel de juiste informatie voor een dan lopend project te raadplegen is.
Beginnen bij de bron
Bij technische installaties zijn er altijd originele tekeningen en handleidingen, ergens opgeslagen. Op papier of al (deels) digitaal. Door upgrades en aanpassingen worden er weer nieuwe documenten gecreëerd die de oude overschrijven of als een aparte paragraaf toegevoegd worden.
Net zo complex als deze zin hierboven staat, zo onduidelijk kan het ook worden de weg te vinden in alle technische gegevens. Tijd voor onze hulp dus!
Wij beginnen met een onderzoek naar de documentstructuur. Waar is het begonnen, hoe is nu de indeling, is dit logisch en wie heeft toegang tot deze data? Eerst inventariseren en dan pas goed archiveren. Zonder een goede blauwdruk verander je de papieren chaos in een digitale chaos.
Beheren en/of digitaliseren
Zodra er weer overzicht is, kunnen wij aan de slag. Welke documenten blijven op papier en mogen tegen een kleine maandelijkse vergoeding in ons veilige archiefdepot opgeslagen? Welke dossiers gaan wij digitaliseren?
Of het nu gaat om A0-formaat, een kassabonnetje, gevoelige, geheime dossiers of één dossier dat bestaat uit 12 ordners, wij kunnen het allemaal veilig verwerken.
De digitale dossiers kunnen aan jullie eigen systeem toegevoegd worden, maar dit kan ook via onze applicatie iView. Alle gegevens veilig en digitaal beschikbaar, waar en wanneer dit wereldwijd nodig is.
Na verwerking
Dossiers en tekeningen kunnen wij in ons beveiligde archiefdepot opslaan, terwijl jullie overzicht houden over alle documenten. Wat is er, wat moet bewaard blijven en hoe lang, wie heeft toegang en wat kan (en mag) er vernietigd worden?
Wij doen dus meer dan digitaliseren en bewaren; wij helpen jullie in het hele proces om te komen tot een werkbaar en veilig archief.
View heeft het ISO 27001 certificaat; dit houdt in dat wij voldoen aan de maximale veiligheidseisen. Zowel voor jullie organisatie als voor ons een extra ‘veiligheidspal’.
