Archiefverhuizing
Archiefverhuizing
Onderneming gegroeid, ander pand, of juist kleiner en meer flexwerken en daardoor ruimtegebrek? Dan moet de archiefverhuizing van de privacygevoelige dossiers goed georganiseerd worden.
Over een paar weken verhuizen
Binnenkort staat een verhuizing in de planning. Maar de archiefruimte, op zolder of in de kelder, staat nog vol dossiers. Hier moet snel een oplossing voor komen; wij van View kunnen hier goed mee helpen. Met onze jarenlange ervaring, pakken wij het archief op en verhuizen het.
Hoe groot of klein het archief ook is, bij een huisarts of een ziekenhuis, advocatenkantoor, multinational of pensioenfonds, wij weten dit efficiënt te organiseren. Wil je vandaag nog een eerste oriënterende offerte? Vul dan het contactformulier in. Of bel even, voor een afspraak.
Inventariseren van het archief
Een archiefspecialist van View brengt samen met jullie de volgende onderwerpen in kaart: waar staat wat, wie is verantwoordelijk, wie heeft toegang, wat zijn de bewaartermijnen? Ook onderzoeken we hoe het archief is verdeeld in afdelingen en onderwerpen.
Zo maken we samen een blauwdruk van de huidige stand van zaken.
En daarna?
Vervolgens luisteren we graag naar jullie wensen. We onderzoeken op welke manier papieren dossiers zijn aangemaakt, die we aangetroffen hebben op verschillende locaties/afdelingen. Een volgende keuze is: wat houden we op papier en wat gaan we digitaliseren? Als dit beeld duidelijk is, maken we een tijdpad, draaiboek en offerte. Zo weet iedereen precies wat er te verwachten valt.
Voorbereiding en transport
Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.
Ontvangst en indexeren
De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers bovendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
Downloaden in iView
In iView kunnen jullie het archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via iView, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat waarin de archieven worden gedigitaliseerd.
Bewaartermijnen
Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging kunnen wij ook verzorgen. In iView leggen wij de (wettelijke) bewaartermijnen vast. Na jullie goedkeuring zorgen wij er dan elk jaar voor dat overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd worden.
