De vijf keer waarom vraag,

Bij View denken we mee met onze klanten: Wat kunnen we voor hen doen, welke behoeftes hebben zij? Fysieke of digitale toegang tot hun dossiers, hoe vaak en voor wie is dat nodig? En hoe zorgen we voor optimale veiligheid en tegelijkertijd beschikbaarheid van gevoelige documenten? Soms is dit eenvoudig, in sommige situaties komt er meer bij kijken. Dan is het tijd voor een probleemanalyse. De Japanse uitvinder Sakichi Toyoda bedacht de ‘5x Waarom’ methode om problemen te analyseren. In de Toyota fabrieken werd dit simpele techniekje een begrip.

Hoe dit in de praktijk werkt ? Een voorbeeld: Het afbrokkelende Jefferson Memorial in Washington D.C.

Parkopzichters merkten dat dit stenen monument sleet, maar het was niet direct duidelijk hoe dit kwam. De opzichters stelden zichzelf dan ook de vraag:

Waarom slijt het stenen monument? Het antwoord: Omdat het elke twee weken intensief wordt schoongemaakt met een hogedrukspuit.

Waarom is het nodig om het monument zo intensief schoon te maken? Antwoord: Omdat het elke twee weken helemaal onder de vogelpoep zit.

Voor de parkopzichters was hiermee de kous af. Ze wisten wat de oorzaak van hun slijtende monument was: die vervelende vogels die rond het monument vlogen. Dus werden er netten rond het monument gehangen om de vogels voortaan op afstand te houden. Geen erg elegante oplossing. De netten waren lelijk en erger nog: de vogels vlogen er gewoon onderdoor! Reden voor de opzichters om nog iets dieper te graven.

Waarom zijn er eigenlijk zoveel vogels rondom het monument? Antwoord: Het barstte in het monument van de spinnen), prima voedsel voor alle vogels.

Waarom zijn er zoveel spinnen in het monument? en de reactie: Omdat ze zich tegoed doen aan de vele insecten die er rondvliegen.

Waarom vliegen er zoveel insecten rond het monument? Het antwoord dit keer: De insecten komen af op de lampen die elke avond aangaan om het monument te verlichten.

Deze 5x waarom analyse leidde tot een adembenemend eenvoudige oplossing: het moment waarop de lampen werden aangezet werd uitgesteld tot één uur na zonsondergang. Deze simpele actie zorgde voor een afname van het aantal insecten met maar liefst 90%! Het spinnenfeestmaal was verdwenen. Met de spinnen verdwenen vervolgens ook de gulzige vogels en hun viezigheid. Het gebouw hoefde voortaan lang niet zo vaak meer schoongemaakt te worden.

Het voorbeeld van het slijtende Jefferson Memorial illustreert perfect hoe vijf eenvoudige waarom-vragen genoeg kunnen zijn om tot de kern van een probleem te komen. Zonder deze eenvoudige probleemanalyse was er misschien gekozen voor een andere (duurdere) manier van schoonmaken, zonder dat de oorzaak werd aangepakt.

De 5x Waarom methode is vaak een prima hulpmiddel om tot de kern, een beter begrip van een probleem te komen. Maar bij gecompliceerde problemen is er wellicht meer nodig. Kun je op de eerste ‘waarom-vraag’ geen concreet, feitelijk antwoord geven, dan is er een uitgebreidere analyse nodig.

Bij View is deze methode een manier om scherp te blijven voor vele bedrijfsprocessen en voor onze klanten optimale service en veiligheid te bieden. In een volgend artikel een toelichting hoe dit doorwerkt in onze informatieveiligheid, de ISO 27001 gecertificeerde werkwijze.

Tekst, Helma Bode en Wilfred Bussink
Bron: Wikipedia