Fiscale bewaarplicht

Misschien een saai onderwerp, maar toch ook wel heel belangrijk. Mag ik je uitnodigen om de komende twee delen in onze rubriek ‘nieuws uit ons vakgebied’, te lezen?

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers in Nederland. Deze verplichting vraagt nogal een stukje organisatie en kennis van de materie. Zeker als wij nog gewend zijn met oude vertrouwde ordners te werken. Grote kans dat je dan, zonder het te weten, niet aan de bewaarplicht voldoet. In deze nieuwsitems geven wij inzichten en feiten over de fiscale bewaarplicht van de ondernemer.

Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren. Voor sommige documenten geldt de bewaartermijn van zeven jaar, voor andere zelfs tien jaar. En dan wel zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren. De bewaarplicht is anders dan de inlichtingenplicht. De inlichtingenplicht geeft van de Belastingdienst het recht om onbeperkt inlichtingen op te kunnen vragen bij de belastingplichtige, ook na de bewaartermijn. Dit kan problemen opleveren als je hier niet aan tegemoet komt, omdat je, in overeenstemming met de bewaartermijn, de verzochte stukken hebt vernietigd.

Zoals net aangegeven hebben ondernemers de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Dit geldt voor de zogenoemde basisgegevens; grootboek, loonadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, etc.

Elke ondernemer moet bij een willekeurige controle door de Belastingdienst alle gegevens van de afgelopen zeven of tien jaar kunnen laten zien. Voor een dergelijke controle kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld ingediende aangiftes die de Belastingdienst verdacht vindt. Of denk aan een onderzoek dat de inspecteur verricht bij bijvoorbeeld een van de leveranciers of een zakenpartner van de ondernemer. De inspecteur vraagt dan inzage in de administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.

Meer weten hoe en waar te beginnen over dit onderwerp?
Laat een berichtje achter via w.bussink@view.nl of kijk verder via deze link: digitaliseren fiscale dossiers. Wij willen graag met je sparren over dit ‘saaie’ maar toch wel belangrijke onderwerp.