Personeelsdossier

Definitie personeelsdossier

Een personeelsdossier is een verzameling (al dan niet verplichte) documenten die betrekking heeft op een medewerker. Andere termen die ook gebruikt worden, zijn: PD, HRM dossier, HR dossier of PZ dossier.

Nieuwe collega’s en nieuwe technologieën vragen om een digitaal personeelsdossier

Nieuwe generaties collega’s hebben vaak een heel eigen verwachting van de werkplek. Jongere collega’s zijn immers gewend om te werken en leven met de nieuwste technologieën. Zoals online dashboards en apps waarin zij zelf alles eenvoudig én snel kunnen regelen. Dit op een moment dat het hen schikt. De verwachtingen van deze nieuwe generatie maakt dat mobiel werken en Choose Your Own Device trends zijn. HR zal hier in mee moeten gaan.

Fysieke en digitale personeelsdossiers

Bij veel organisaties zijn de personeelsdossiers in digitale en fysieke vorm aanwezig. Deze hybride oplossing is op langere termijn niet efficiënt en effectief. Digitaliseren van een fysiek personeelsarchief wordt vaak als een grote investering en ‘enorme klus’ gezien. Dit is de belangrijkste reden waarom het fysieke personeelsarchief in stand wordt gehouden.

View Document Management laat u graag het tegendeel zien.

Best practices oplossing voor personeelsdossiers digitaliseren

View Document Management biedt verschillende oplossingen voor fysieke personeelsdossiers. Uit ervaring blijkt dat twee oplossingen het meest gebruikt worden. Deze hebben wij hieronder voor u op een rijtje gezet.

Scannen en vernietigen van de personeelsdossiers

Papieren personeelsdossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden kunnen het best gedigitaliseerd worden.
In de professionele scanstraat van View worden grote hoeveelheden personeelsdossiers binnen een korte tijd gedigitaliseerd. De digitale personeelsdossiers worden van de juiste metadata en importbestanden voorzien. Zo kunnen ze eenvoudig in de HRM applicatie geïmporteerd worden.
De papieren personeelsdossiers worden hierna definitief vernietigd. Lees meer over de werkwijze van View bij het digitaliseren van uw dossier.

Fysieke personeelsdossiers opslaan met scannen on demand

Papieren personeelsdossiers die nog nauwelijks uit de kast komen, zullen ook in digitale vorm niet vaak geraadpleegd worden. Toch werkt het vaak beter als deze papieren dossiers niet meer op de afdeling in de kasten staan. Deze fysieke dossiers worden in de beveiligde archiefdepot van View ondergebracht. Als een dossier nodig is wordt deze digitaal aangeleverd. Zo wordt met een kleine investering het papieren archief langzamerhand omgezet naar digitaal.
De papieren personeelsdossiers worden in het archiefdepot van View individueel geïndexeerd en in iView geregistreerd. iView is de online database van View waarin de dossiers geregistreerd staan.
De fysieke dossiers worden vervolgens veilig in een ISO 27001 gecertificeerd archiefdepot opgeslagen. Wanneer u een dossier nodig heeft, kunt u deze in iView direct opvragen. Binnen de afgesproken responstijd heeft u het juiste dossier digitaal op uw werkplek.

Wilt u ook werken met digitale personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op, wij hebben altijd een passende oplossing.

Pagina’s die wellicht ook interessant zijn:
• Archiefopslag & Archiefbeheer
• Digitaliseren & Scannen on demand
• Archiefadvies & Consultancy