Archiefbeheer voor zorginstellingen

Op grond van de Wet op geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn zorgverleners verplicht een medisch dossier bij te houden van elke patiënt. Iedere behandeling zorgt ervoor dat er meer gegevens gegenereerd en opgeslagen moeten worden. Deze gegevens zijn in hoge mate privacygevoelig. De uitdaging is dan ook het veilig, toegankelijk en beheersbaar houden van uw archieven, zodat u zich vooral bezig kunt houden met het verlenen van de beste zorg.

Heeft u veel fysiek opgeslagen archief en ziet u door de bomen het bos niet meer? View kan en wil graag helpen! U kunt veilig, betrouwbaar en voordelig uw archieven opslaan, wat zorgt voor een toegankelijk en beheersbaar archief. Door uw archief te digitaliseren, heeft u daarnaast altijd en overal toegang tot uw medische dossiers.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan

 

Veilig archiefopslag

Papieren medische dossiers worden jarenlang bewaard, maar mogelijk nauwelijks nog gebruikt. Dit leidt tot overvolle archiefruimten, omdat de dossiers wel makkelijk beschikbaar moeten zijn indien nodig. Extern archiefopslag is hierbij de oplossing. De fysieke dossiers worden hierbij in ons beveiligde archiefdepot opgeslagen. De dossiers worden individueel geïndexeerd en in iView geregistreerd. In iView kunt u de dossiers opvragen op het moment dat u deze nodig heeft. Binnen de afgesproken responsetijd worden uw medische dossiers digitaal aangeleverd.

De hoge privacy gevoeligheid van medische dossiers vraagt om een beveiligd archiefopslag. Het archiefdepot van View voldoet aan de strengste eisen voor een archiefbewaarplaats. Daarnaast heeft View de hoogst haalbare veiligheidsnorm, ISO 27001, geïmplementeerd. Hiermee garanderen wij de informatieveiligheid van uw dossiers.

Patiëntendossiers digitaliseren

Het fysiek beheren van medische dossiers is tijdrovend en brengt hoge kosten met zich mee. Digitalisering van uw archief betekent dat zorgverleners niet langer worden belemmerd in hun productiviteit. Het opzoeken van dossiers in de archiefkasten is niet meer nodig en informatie kan gemakkelijker worden uitgewisseld tussen bevoegde personen. De opslagkosten worden hierdoor verminderd en er komt ruimte vrij op uw locatie.

Veel medische instellingen werken al via het Elektronisch Patiëntdossier (EPD). Dit is een elektronisch systeem waarin medische gegevens van patiënten opgeslagen en verwerkt worden. Dit zorgt ervoor dat zorgverlening en informatieverstrekking efficiënter verlopen. Echter, het papieren medisch dossier is ook nog op de werkvloer aanwezig.

Het gevolg is dat twee verschillende dossiers door elkaar lopen. Is het lastig te bepalen of u het gehele papieren archief moet digitaliseren, dan heeft View voor u een goede oplossing. Met scanning on demand worden alle dossiers fysiek opgeslagen, geïndexeerd en toegevoegd in iView. Alleen de door u opgevraagde documenten zullen worden gedigitaliseerd.

Wilt u graag uw archief laten digitaliseren, maar heeft u nog twijfels over de toepassing die het beste bij uw organisatie past? Neem contact op met View voor meer informatie en een oplossing op maat.

Privacygevoelige informatie

Medische dossiers bevatten veel privacygevoelige informatie. Grote angst van patiënten is dat deze informatie door onzorgvuldigheid op straat komt te liggen. Beveiliging van deze gegevens moet dan ook voldoen aan de hoogste normen van informatiebeheer. View kan deze beveiliging bieden door opslag in ons archiefdepot.

Ons pand en de archiefruimtes zijn voorzien van toegangsbeveiliging. Daarnaast wordt het pand regelmatig gecontroleerd op stof en ongedierte en zijn de risico’s van brand-, inbraak- en waterschade tot een minimum beperkt.

Bewaartermijnen medische dossiers

Medische dossiers kennen een lange bewaartermijn zodat gedurende een lange periode informatie over de behandeling van de patiënt beschikbaar is en opgevraagd kan worden. De wettelijke bewaartermijn is vijftien jaar vanaf het eerste moment dat er gegevens van de patiënt zijn genoteerd. De bewaartermijn kan echter ook langer zijn als dit wordt vereist om goede zorg te verlenen (denk aan chronische aandoeningen).

Na het overlijden van een patiënt moet het dossier nog vijftien jaar bewaard blijven. Dit betekent dat persoonsgegevens decennialang bewaard moeten blijven wat al snel leidt tot overvolle en onoverzichtelijke archiefruimtes.  Het is handig om een bewaartermijnenoverzicht op te stellen voor uw organisatie. Hiermee kunt u gemakkelijk inzien wanneer welke dossiers vernietigd mogen worden.

View helpt u graag bij het opstellen van een bewaartermijnenoverzicht. Is dit echter niet afdoende om uw archiefprobleem op te lossen, dan is het uitbesteden van uw archiefbeheer een betere oplossing.

Archiefvernietiging

Bewaartermijnen van alle dossiers worden in onze database iView beheerd. In iView wordt exact aangegeven wanneer de bewaartermijn van (een deel van) uw archief verstreken is. Op dat moment wordt, met uw goedkeuring, overgegaan tot archiefvernietiging.

Daarnaast kan het papieren archief ook vernietigd worden op het moment dat de digitale versies van de dossiers bruikbaar zijn. Na digitalisering van medische dossiers is het namelijk niet meer nodig om de papieren versies te bewaren. View zorgt ervoor dat het vernietigingsproces op een veilige en betrouwbare manier plaatsvindt.

Archiefvernietiging gebeurt alleen met uw goedkeuring van het archiefvernietigingsvoorstel. In dit jaarlijkse vernietigingsvoorstel staan de archieven/dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken. Op het moment dat u goedkeuring verleent, zal worden overgegaan tot vernietiging. Om te garanderen dat alleen de dossiers vernietigd worden die daadwerkelijk vernietigd mogen worden, worden alle archiefboxen voorafgaand aan het proces op inhoud gecontroleerd.

Daarnaast vinden er tijdens het gehele proces steekproeven plaats. De archiefboxen worden opgehaald door een gespecialiseerd partner met vernietigingscertificaat. View kan op deze manier waarborgen dat het gehele archiefvernietigingsproces op een veilige manier plaatsvindt.

Referenties

View levert consultancy en archiefdienstverlening op maat. Meerdere zorginstellingen gingen u al voor in de stap naar een overzichtelijk archief.

  • CJG Rijnmond: digitaliseren van circa 150.000 kinddossiers.
  • Omring: adviseren, archiefbeheer en online dossierbeheer voor alle locaties van de Omring in Noord-Holland.
  • GGD Amsterdam: digitaliseren van circa 70.000 kinddossiers.
  • BTK zorg: archiefbeheer zorgdossiers.
  • Podotherapeut Mouchart: digitaliseren 10.000 cliëntendossiers.
  • Huisartspraktijk Hoeve: digitaliseren van 4.000 patiëntendossiers.
  • Pameijer: digitaliseren en archiefbeheer cliëntendossiers.

Alle archiefproblemen die men in de zorg kan hebben, kan View oplossen. Neem contact op voor meer informatie of een offerte op maat.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan