Archiefbeheer bij onderwijsinstellingen

Alle onderwijsinstellingen zijn verplicht om een dossier bij te houden over de voortgang van leerlingen. Zo’n leerlingdossier moet voldoen aan de wettelijke bepaling van de Wet bescherming Persoonsgegevens en aan verschillende onderwijswetten. Hierin staan onder andere regels vermeld omtrent verwerking van persoonsgegevens.

Een leerlingdossier bevat niet alleen administratieve gegevens, zoals adres- en betalingsgegevens, maar ook inhoudelijke informatie over de leerling. Die inhoudelijke informatie betreft onderwijskundige aspecten zoals schoolresultaten, afwezigheid en de houding van een leerling.

Het compleet, up-to-date en overzichtelijk houden van deze grote hoeveelheid aan informatie en gegevens van een dossier neemt veel tijd in beslag. Dit komt voornamelijk doordat informatie verstrekt moet worden door verschillende bronnen. Daarnaast zorgt een grote hoeveelheid aan dossiers vaak voor overvolle archiefruimten, waardoor het lastig is om het overzicht te bewaren.

Inefficiënt werken is dan ook een probleem waar veel onderwijsinstellingen mee te maken hebben. View helpt u dit graag voorkomen. Bijvoorbeeld middels extern archiefbeheer, het digitaal bijhouden van leerlingdossiers en het opstellen van een bewaartermijnenoverzicht.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan

Efficiënt archiefbeheer

Voor onderwijsinstellingen is het niet alleen een uitdaging om dossiers compleet en actueel te houden, maar ook om het archiefbeheer op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te laten plaatsvinden. Met jaarlijks honderden nieuwe leerlingen loopt het aantal dossiers snel op. Daarbij moet ervoor gezorgd worden dat archiefruimten niet overvol raken met dossiers, omdat daarmee het overzicht verloren gaat.

Het extern beheren van uw leerlingdossiers bij View verzekert u van een geordend archief. View beschikt over een professionele scanstraat en archiefdepot waarin de leerlingdossiers van uw onderwijsinstelling betrouwbaar verwerkt kunnen worden. Het is mogelijk om de dossiers individueel te indexeren op basis van bepaalde indexkenmerken. Dit leidt tot een overzichtelijk opgebouwd archief waarin dossiers gemakkelijk te vinden zijn.

Elektronisch leerlingdossier (ELD)

Het ELD staat voor “Elektronisch leerlingdossier”. Hierin worden alle gegevens van een leerling in een digitaal dossier bijgehouden. Middels het digitaal vastleggen van leerlingdossiers kan uw organisatie gemakkelijk de grote hoeveelheid aan dossiers compleet en up-to-date houden. Informatie kan direct worden toegevoegd aan het digitale dossier, het dossier is op ieder moment toegankelijk voor bevoegden en wijzigingen kunnen eenvoudig worden aangebracht. Daarnaast is het veel eenvoudiger om dossiers op te zoeken en kan het digitale archief gemakkelijk opgeschoond worden.

Het is ook mogelijk dat uw organisatie slechts een deel van het archief wil laten digitaliseren. U kunt bij View uw fysieke archief laten opslaan en indexeren. De dossiers worden hierbij geregistreerd in iView en alleen de door u opgevraagde dossiers zullen worden gedigitaliseerd (scanning-on-demand). Binnen de afgesproken responsetijd worden de dossiers digitaal bij u aangeleverd en beschikt u over de door u opgevraagde informatie.  Met behulp van iView zijn dossiers eenvoudig terug te vinden en heeft u ten alle tijden beschikking over de leerlingdossiers.

Meerdere onderwijsinstellingen werken al via het elektronisch leerlingdossier. Die gegevens zijn in handen van de school en worden doorgegeven aan de volgende school op het moment dat een leerling de school verlaat. Dit is mogelijk omdat iedere leerling binnen Nederland een uniek nummer krijgt. Gegevens kunnen op deze manier ook worden uitgewisseld met bijvoorbeeld DUO of jeugdgezondheidszorg instellingen. Doel van het elektronisch leerlingdossier is dan ook de samenwerking tussen verschillende instellingen te verbeteren.

View is graag van dienst bij het digitaliseren van leerlingdossiers. De gegevens kunnen direct door de school vastgelegd worden in het elektronisch leerlingdossier, dus ook nieuwe informatie kan gemakkelijk toegevoegd worden. Het is eenvoudig te bepalen wie toegang heeft tot een bepaald dossier, waarbij ook alleen bepaalde onderdelen van het dossier gedeeld kunnen worden met bevoegden.

Het elektronische leerlingdossier zorgt ervoor dat dossiervorming automatisch gebeurt, omdat alle documenten van een leerling samengevoegd worden. Uw onderwijsinstelling hoeft zich niet langer druk te maken om het compleet houden/maken van dossiers en ook een overzichtelijk archief wordt door middel van het elektronisch leerlingdossier vergemakkelijkt.

Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden omtrent het digitaliseren van uw leerlingdossiers? Neem dan contact met ons op, dan maken wij graag een afspraak om de opties te bespreken.

Bewaartermijnen in het onderwijs

De leerlingdossiers worden op school bewaard gedurende de tijd dat een leerling daar lessen volgt. De volledige inhoud van het dossier mag pas twee jaar nadat de leerling de school heeft verlaten vernietigd worden. Er zijn echter uitzonderingen op de regel, waardoor gegevens langer dan twee jaar bewaard moeten blijven.

Zo moeten gegevens over verzuim en in- en uitschrijving tot 5 jaar na uitschrijving bewaard blijven en gegevens over een leerling die is doorverwezen naar het speciaal onderwijs moeten 3 jaar bewaard worden. Nadat de bewaartermijn van een dossier verstreken is, mag het dossier vernietigd worden of aan ouders worden meegegeven.

Gezien het feit dat de verschillende gegevens in een leerlingdossier verschillende bewaartermijnen hebben, is het bepalen van de bewaartermijn van een dossier vaak een knelpunt. Om hier efficiënt mee om te gaan, is het handig om een bewaartermijnenoverzicht op te stellen. Hierin worden alle bewaartermijnen van uw archief weergegeven.

Zelf niet de tijd of kennis in huis om een bewaartermijnenoverzicht op te stellen? Neem contact op met View voor meer informatie over het laten opstellen van een bewaartermijnenoverzicht.

Archiefvernietiging

Nadat de bewaartermijn van een leerlingdossier verstreken is, wordt overgegaan tot archiefvernietiging. Jaarlijks krijgt u een vernietigingsvoorstel toegestuurd en wij zullen niet tot vernietiging overgaan tot wij uw goedkeuring hebben ontvangen. Voorafgaand aan het proces worden de archiefboxen gecontroleerd op juiste dossiers en tijdens het gehele proces vinden er steekproeven plaats.

View kan door deze maatregelen garanderen dat alleen dossiers die daadwerkelijk vernietigd mogen worden, vernietigd worden. De uiteindelijke vernietiging van dossiers wordt uitgevoerd door een gecertificeerde partner. Veilige en betrouwbare archiefvernietiging wordt zodoende gegarandeerd.

Referenties onderwijsinstellingen

Efficiënt werken is van groot belang als uw organisatie veel leerlingdossiers in beheer heeft. View heeft ruime ervaring binnen het onderwijs. Bij onderstaande onderwijsinstellingen zijn er al vele oplossingen van View geïmplementeerd in de overgang naar een overzichtelijk archief.

  • ROC
  • Hogeschool Utrecht
  • ZMOK de spinaker
  • Albeda College
  • Rijn IJssel

Alle archiefproblemen die men als onderwijsinstantie kan hebben, kan View oplossen. Neem contact met ons op voor meer informatie of een offerte op maat.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan