Archiefbeheer in de advocatuur

Voor advocatenkantoren is een veilig, betrouwbaar en overzichtelijk archief van groot belang. Juridische dossiers bevatten vertrouwelijke informatie waarvan u niet wilt dat die op straat komt te liggen. Veilig archiefbeheer is dan ook geen luxe, maar een noodzaak.

Door factoren als tijdsdruk, omvang van dossiers en de lange looptijd van sommige zaken, kan efficiënt archiefbeheer er weleens bij inschieten. Zeker omdat men zich liever bezighoudt met de core business van het bedrijf, dan met het archief.

Mogelijke archiefproblemen liggen dan ook op de loer, maar View heeft voor ieder probleem een passende oplossing. Van extern archiefbeheer, opstellen van een bewaartermijnenoverzicht, tot het digitaliseren van uw dossiers. En dat alles volgens de hoogste veiligheidsstandaarden.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan

Veilig archiefbeheer

Voor advocaten heeft de privacy van cliënten en het veilig omgaan met de daarbij behorende dossiers de hoogste prioriteit. U wilt er immers niet aan denken dat vertrouwelijke informatie om welke reden dan ook op straat komt te liggen. Veilig archiefbeheer is daarom van groot belang.

Vaak is er echter niet voldoende tijd en ruimte beschikbaar binnen organisaties voor het optimaal archiveren van dossiers. Hierbij ontstaat het risico dat dossiers toch onbedoeld op straat komen te liggen, bijvoorbeeld door onzorgvuldige archiefopslag, of bij gebrek aan professionele archiefvernietiging.

View biedt u de mogelijkheid om uw archief veilig en efficiënt extern te beheren. Uw zaakdossiers worden hierbij op vaste momenten door een medewerker van View opgehaald, waarna ze gedigitaliseerd, geïndexeerd en geregistreerd worden.

In iView, onze online database, kunt u vervolgens ten alle tijden het dossier opvragen dat u nodig heeft en binnen de afgesproken responstijd heeft u het dossier digitaal op uw werkplek.

De fysieke dossiers worden daarnaast in ons veilige archiefdepot bewaard tot het moment dat hun bewaartermijn verstreken is, waarna ze professioneel worden vernietigd. Het archiefdepot van View voldoet aan de strengste veiligheidseisen voor een archiefbewaarplaats. Onze ISO 27001 certificering garandeert dan ook de informatieveiligheid van uw dossiers.

Ons pand en de archiefruimtes zijn voorzien van toegangsbeveiliging, zodat enkel geautoriseerd personeel toegang heeft. Daarnaast wordt het pand continu gecontroleerd op stof en ongedierte en is het risico op brand-, inbraak- en waterschade geminimaliseerd.

Is uw advocatenkantoor op zoek naar een veilige plek om uw archief op te slaan, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

Juridische dossiers digitaliseren

Het project KEI verplicht dat er vanaf 2018 digitaal wordt geprocedeerd. Advocatenkantoren moeten daarom zo snel mogelijk overstappen naar een digitaal archief. Naast het feit dat een digitaal archief een vereiste wordt, zorgt het tegelijkertijd voor efficiëntie.

Digitalisering van uw strafdossiers of zaakdossiers creëert ruimte op uw werkplaats en overzicht in uw archieven. Daarnaast hoeft u niet langer uw archiefkasten overhoop te halen als u op zoek bent naar een specifiek dossier. U hoeft alleen maar de juiste zoekterm in te vullen op iView.

Wilt u uw juridische digitaliseren? De archiefspecialisten van View helpen graag bij het digitaliseren van uw juridische archief. De eerste stap is het scannen van de dossiers, waarna alle documenten worden voorzien van metadata en geïndexeerd worden. Dit kunnen wij zowel in ons archiefdepot uitvoeren, of bij u op locatie.

Vervolgens worden de documenten geëxporteerd naar een digitaal archief dat is afgestemd op uw werkwijze, zodat u benodigde zaakdossiers altijd gemakkelijk ter beschikking heeft.

Het digitaliseren van uw oude juridische dossiers van gesloten zaken is dankzij scanning on demand niet altijd nodig. Hierbij wordt het fysieke archief bewaard in ons archiefdepot en op het moment dat u een dossier nodig heeft, wordt het pas gescand en digitaal bij u aangeleverd, binnen de afgesproken responstijd.

Efficiënt Archiefopslag

Naast privacygevoeligheid, is ook de efficiëntie van uw archief van groot belang. Dossiers worden het liefst opgeslagen in eigen archief, zodat u de dossiers altijd bij de hand heeft.

Lange bewaartermijnen en jarenlange processen van sommige zaken leiden echter vaak tot overvolle en onoverzichtelijke archiefkasten, waardoor het opzoeken van dossiers een dagtaak op zich kan worden. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zonde van de kostbare kantoorruimte die verloren gaat aan archiefopslag. Het opschonen van uw archief is dan de enige oplossing.

View helpt u om door de bomen het bos weer te zien en weer overzicht te krijgen in uw archief. Dit begint met een inventarisatie van de aanwezige dossiers. Hierbij wordt een bewaartermijnenoverzicht opgesteld, om te bepalen of en hoelang dossiers nog bewaard dienen te worden.

Vervolgens wordt aan de hand van dit overzicht het archief opgeschoond en worden overbodige en verouderde dossiers professioneel vernietigd, zodat u een overzichtelijk archief overhoudt. Dit archief kunt u weer op locatie opslaan, of extern door View laten beheren.

archiefbeheer in de advocatuur

Juridische bewaartermijnen

De wettelijke bewaartermijn van zaakdossiers binnen de advocatuur is vijf jaar en voor administratieve gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaren. Dit wordt berekend vanaf het moment dat de zaak gesloten is.

Daarnaast moet er voor juridische dossiers ook rekening worden gehouden met de verjaringstermijn van soms wel twintig jaar. Dossiers twintig jaar bewaren betekent wellicht volle en onoverzichtelijke archiefkasten. Nog langer bewaren zou zonde zijn van uw pand-/ archiefruimte.

Het is daarom handig om een document voorhanden te hebben waarin alle bewaartermijnen van uw archief staan. De archiefspecialisten van View kunnen een op maat gemaakt bewaartermijnenoverzicht voor uw organisatie maken.

Is het opstellen van een bewaartermijnenoverzicht voor uw organisatie niet afdoende om uw archiefprobleem op te lossen, dan kunt u denken aan het uitbesteden van uw archiefbeheer. View helpt u graag bij het vinden van een passende oplossing van uw organisatie.

Archiefvernietiging

Nadat de bewaartermijn van uw archief verstreken is, zal het archief vernietigd worden. Alle bewaartermijnen worden in onze database iView beheerd, waardoor precies duidelijk is wanneer archiefvernietiging kan beginnen. Archiefvernietiging zorgt ervoor dat uw archief toegankelijk en beheersbaar blijft.

Toch levert het wellicht vragen bij u op zoals: wat als ik niet wil dat een specifiek dossier vernietigd wordt, wat als er een dossier tussen zit dat niet vernietigd mag worden, hoe worden de dossiers vernietigd en is vernietigen ook wel echt vernietigen?

View zorgt ervoor dat het vernietigingsproces op een veilige en betrouwbare manier plaatsvindt. Jaarlijks ontvangt u een vernietigingsvoorstel van View met daarin de archieven/dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken. Voordat tot vernietiging wordt overgegaan, heeft View eerst uw goedkeuring nodig.

Voorafgaand aan vernietiging worden alle archiefboxen op inhoud gecontroleerd en er vinden tijdens het gehele proces steekproeven plaats. Hierdoor zijn wij zeker dat alleen dossiers die echt vernietigd mogen worden, vernietigd worden. De dozen die vernietigd mogen worden, worden opgehaald door een gespecialiseerde partner om vervolgens professioneel te worden vernietigd.

Referenties advocatuur

Meerdere advocatenbureaus gingen u al voor naar een overzichtelijk archief. Zo ook een advocatenkantoor uit Amsterdam waar teveel juridische dossiers waren opgeslagen op locatie, terwijl hiervoor niet genoeg ruimte aanwezig was. Hierdoor puilden de archiefkasten uit en kostte het opzoeken van een dossier veel meer tijd dan nodig.

Dit advocatenkantoor is overgegaan op fysieke archiefopslag in ons beveiligde archiefdepot. De zaakdossiers zijn allemaal geïndexeerd en kunnen middels een beveiligde verbinding op ieder moment digitaal opgevraagd worden. De hiermee bespaarde archiefruimte kan nu weer gebruikt worden als werkruimte, terwijl de advocaten alsnog beschikken over hun juridische dossiers op het moment dat zij deze nodig hebben.

Alle archiefproblemen die men in de advocatuur kan hebben, kan View voor u helpen oplossen. Neem contact op voor meer informatie of een offerte op maat.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan