Overheidsarchivering deugt niet

Alle archieven van overheidsinstanties moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, opgenomen in de Archiefwet. Deze wet zegt onder andere dat de bewaartermijn voor bonnetjes 7 jaar bedraagt en dat de overheid verplicht is om selectielijsten op te stellen waarin is vastgelegd welke bestanden vernietigd mogen worden, en welke niet. Belangrijker is dat het de overheidsinstanties verplicht om hun archief in toegankelijke staat te beheren.

Met de digitalisering is echter een wildgroei ontstaan aan manieren om te archiveren. Bij overheidsinstanties zijn voor het gebruik van digitale systemen geen duidelijke protocollen, ook niet bij de ministeries. In 2013 is door de erfgoedinspectie al aan het licht gebracht dat er risico was op het verlies van digitale documenten. Er is bij het ministerie namelijk een situatie ontstaan waarin belangrijke categorieën van digitale informatie buiten beeld kunnen raken, omdat zij in verschillende programma’s worden opgeslagen. Dit is dus ook bijna gebeurd met het bonnetje van de deal met Cees H. Volgens archiefspecialist Hennekam zijn de laaggeschoolde DIV’ers (documentaire informatie voorzieningsmedewerkers) en de bezuinigingen op archiefinspecteurs de voornaamste twee redenen waarom het misloopt in de digitale archivering. Medewerkers hanteren geen duidelijke, eenduidige regels, waardoor een ongecontroleerde situatie ontstaat. Hennekam pleit dan ook voor het aanstellen van één centrale instelling die de digitale archieven van de ministeries beter toegankelijk zou moeten maken. De oplossing ligt in ‘archiveren aan de voorkant’, wat inhoudt dat op het moment dat iets wordt opgeslagen er ook direct voor wordt gezorgd dat het altijd toegankelijk blijft.