Verandering in het archiveren
In de wereld van het archiveren vindt een belangrijke verschuiving plaats. Onder druk van de digitalisering in de maatschappij worden de gevolgen voor de archivering voor de overheid groter. Uit het magazine VIP van juni 2015 blijkt dat de wet- en regelgeving de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering niet bijhouden.
In de praktijk ligt de focus van de overheidsinstanties op duurzame opslag en archivering van (fysieke) documenten. In de toekomst moet dat anders. Transparantie en reconstrueerbaarheid van handelen zouden voorop moeten staan. Het draait dan niet meer alleen om de interne focus, maar de externe focus naar de maatschappelijke rol en functie wordt net zo belangrijk. De veranderende perspectieven eisen dat de bedrijfsprocessen volledig digitaal worden. Bedrijven raken zo in staat om gemakkelijk informatie te delen. Overheidsinstanties, zo staat in VIP, lopen achter in deze digitalisering. Het hele handelen van de overheidsorganisatie zou reconstrueerbaar moeten zijn. Om dat handelen in kaart te brengen, zou alle informatie wat uitgaat en binnenkomt bij de betreffende instantie inzichtelijk moeten worden. In de i-Visie wordt vervolgens vastgelegd hoe de informatie het makkelijkst toegankelijk kan worden gemaakt. Dat veel informatie van de overheid zo snel mogelijk openbaar moet zijn, ligt volgens VIP voor de hand. De ontwikkeling voor een e-depot voor overheidsinstanties is gaande, maar gaat maar langzaam. Moet alle overheidsinformatie op één plek of moet het verdeeld worden in verschillende delen? Via een document management systeem (DMS) zouden ook anderen dan ambtenaren in het e-depot van de overheid moeten komen. De informatie in het DMS wordt gerangschikt zodat het makkelijk raadpleegbaar is. Het is geen stroom van documenten die achtereen wordt geplaatst. Om de DMS draaiende te houden, zullen volgens VIP de archiefspecialisten een belangrijke rol blijven spelen.
Wellicht kan een archiefspecialist van View voor u een belangrijke rol spelen bij het meedenken en oplossen van uw archiefproblemen, zowel digitaal als fysiek.
Voor meer informatie, neem contact op met een van onze medewerkers.