Crux in filing
Het bestuurlijk rapport digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie provincie Noord Brabant is eind 2014 gepubliceerd. Nadrukkelijk aangegeven is de veranderende context van de overheid, waarmee wordt bedoeld dat er een verschuiving is van interne naar externe focus.
De maatschappelijk wenselijkheid en het verwachtingspatroon van burgers en bedrijven is dat informatie van overheden snel, eenvoudig en efficiënt in te zien is. Het oude, heersende perspectief is dat documenten duurzaam opgeslagen moeten worden. Bij het nieuwe perspectief staan transparantie en reconstrueerbaarheid van handelen van de overheid centraal, omdat de overheid een onlosmakelijk onderdeel is van product- en dienstenketens. De overheid staat bovenaan in deze keten, wat betekent dat zij verantwoordelijk is voor de transparantie en reconstrueerbaarheid van het handelen van alle betrokken partners en voor de tevredenheid van de afnemers, burgers en bedrijven. Zij krijgt een maatschappelijk rol en functie en dit veranderende perspectief vereist bedrijfsprocessen die volledig digitaal ondersteund worden, zodat alle partijen effectief en efficiënt informatie kunnen delen. Om keuzes te maken over de toegankelijkheid van informatie is inzicht nodig in alle bedrijfsprocessen van de overheid. Veel informatie van de overheid moet zo snel mogelijk openbaar gemaakt worden, waardoor een e-depot noodzakelijk is.
De ontwikkeling verloopt traag, vanwege de vraag of iedere gemeente zijn eigen e-depot moet opstellen of dat er één groot overheids e-depot komt waar ‘alles’ in wordt gestopt. Om informatie zo snel mogelijk openbaar te maken, is het logisch dat iedere gemeente zou beschikken over een eigen e-depot, al dan niet gedeeld met andere overheidsinstanties. Met de overheid in de rol van externe organisatie wordt het lastig om taken te standaardiseren. Om de goede vindbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie te behouden, is het van essentieel belang om metadata toe te kennen aan de informatie. De naar verwachting zeer grote hoeveelheden informatie in een e-depot stellen hoge eisen aan kwaliteit en nauwkeurigheid van metadata. Het is daarom verstandig om archiefspecialisten een belangrijke rol te laten spelen bij het toekennen van metadata.