Tips voor uw digitaal archief

Met deze tips bespaart u gemakkelijk tijd en ruimte in uw digitale archief.

Is uw digitaal archief in de loop der tijd een wildgroei van ongestructureerde mappen, verouderde bestanden en onvindbare documenten geworden? View heeft 10 tips waarmee u weer grip krijgt op uw archief.

  • 1. Start een nieuw jaar met nieuwe mappen.
    Fysiek of digitaal; het maakt niet uit! Een nieuw jaar is het beste moment om een onderscheid in uw archief aan te brengen.
  • 2. Maak onderscheid tussen werkdocumenten en het bewaararchief.
    In het archief worden alleen definitieve documenten opgeslagen (liefst in PDF/A) met een bewaarplicht of bewaarwens. Werkdocumenten staan op persoonlijke of gedeelde afdelingsschijven.
  • 3. Wees duidelijk in uw documentnamen.
    Gebruik geen algemene termen, maar specificeer. De indexen moeten de inhoud verraden!
  • 4. Archiveer op onderwerp, niet op documentsoort.
    In een klantendossier komen alle documenten samen; Powerpoint presentatie, e-mail correspondentie, prijsafspraken gemaakt in Word, gescande contracten, etc.
  • 5. Maak concrete afspraken.
    Als u samenwerkt, moet u elkaar kunnen begrijpen. Maak allemaal gebruik van een centraal classificatieschema. View heeft een handige methode voor het samenstellen van een eigen classificatieschema!
  • 6. Blijf bij de tijd.
    Werk chronologisch! ‘Klanten 2008′ is nu een stuk minder relevant dan ‘Klanten 2017′.
  • 7. Ruim regelmatig op.
    Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomerperiode en kerstperiode. Dan bepaalt u wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld. Lastig om de bewaartermijn te bepalen? View kan hierbij helpen!
  • 8. Beken kleur.
    Als meerdere mensen samenwerken in een project of aan een document, maak dan afspraken over hoe men kan zien wie de auteur van een bepaald document is. Een veel gekozen vorm is door initialen toe te voegen aan de bestandsnaam.
  • 9. Als u het digitale archief niet meer overziet, begin dan overnieuw.
    Gooi alles in een map genaamd ‘archief’ en haal eruit wat u op dat moment nodig hebt. Sla dat vervolgens op in een nieuwe, wel werkende, archiefstructuur.
  • 10. 10 is de limiet.
    Zorg dat de mappenstructuur uit maximaal 10 mappen bestaat en niet meer dan 3 lagen diep is. Deze indeling is zonder te scrollen op de meeste computer schermen goed te (over)zien.

Deze tips zijn mede tot stand gekomen door Karen Visser. Neem voor meer tips over uw digitale en fysieke archief gerust contact op met een van onze archiefspecialisten.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan