Scanning on Demand

Het hele archief digitaliseren of fysiek bewaren? Met scanning on demand hoeft deze vraag niet meer beantwoord te worden. Met scanning on demand worden alle documenten fysiek opgeslagen, geïndexeerd en toegevoegd in iView, de online database van View. Alleen de door u opgevraagde documenten zullen worden gedigitaliseerd.

Fysiek en digitaal

Welke vorm van digitaliseren het meest geschikt is hangt af van het soort documenten. Scanning on demand is een goede oplossing als het niet direct nodig is om over al uw documenten te beschikken. Het fysieke archief wordt bij View in het archiefdepot bewaard en op het moment dat u een dossier nodig heeft scannen we het gevraagde dossier. Het archief in papiervorm wordt bij View op een veilige manier opgeslagen totdat het vernietigd kan worden.

Kant-en-klaar aangeleverd

Van te voren bepalen we de digitale output zodat u direct met het digitale dossier aan de slag kunt. We leveren de digitale bestanden kant-en-klaar aan. Deze zijn direct bruikbaar en/of te importeren in uw eigen applicatie. Wij digitaliseren alleen de informatie die u nodig heeft.

Kosten besparen

Er zijn meerdere redenen mogelijk om te kiezen voor Scannen on demand. Ten eerste heeft scanning on demand als grote voordeel dat er vooraf geen investeringen nodig zijn, wat het kostenbesparend maakt. Dit komt omdat investeringskosten over een langere tijd verspreid worden, om de reden dat documenten op verschillende momenten gedigitaliseerd worden. Het is ook kostenbesparend omdat alleen de daadwerkelijk benodigde data gedigitaliseerd worden in plaats van het gehele archief. De tweede reden om te kiezen voor scanning on demand is dat het digitale archief beter beheersbaar blijft. Het archief in papierenvorm is vaak groot, maar u ontvangt alleen de dossiers die u daadwerkelijk nodig heeft. Zoektijden zullen hierdoor aanzienlijk verminderen.

Wilt u meer informatie over View en de voordelen van scanning on demand? Bel of mail ons en wij hebben de passende oplossing die aansluit bij uw werkwijze.

Voorbeeld case ‘Scanning on demand’

Scanning on demand is een handige oplossing wanneer u niet alle dossiers wilt laten digitaliseren, maar alleen het dossier dat u nodig heeft.

Nadat de door View gemaakte offerte akkoord is bevonden door de klant wordt afgesproken wanneer de dossiers op locatie worden opgehaald.
View zorgt ervoor dat er voldoende View archiefboxen worden meegenomen naar de klant, zodat alle dossiers kunnen worden ingepakt.
De View boxen worden met eigen vervoer getransporteerd naar het View archiefdepot in Doetinchem.

De archiefboxen worden individueel gecontroleerd en geïndexeerd met de afgesproken indexkenmerken en krijgen een definitieve plaats in het archiefdepot. Uw archief staat veilig en betrouwbaar in een professioneel archiefdepot dat aan alle eisen
voldoet. Vervolgens wordt het online beschikbaar gesteld in iView, de online database van View. Deze database is online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Vanuit iView heeft u de mogelijkheid om een dossier op te vragen. Het opgevraagde dossier zoeken wij voor u op en halen deze uit het archief.
Het opgevraagde dossier wordt binnen de afgesproken responstijd digitaal aangeleverd. Op de beveiligde FTP server staan de digitale bestanden voor u klaar.

Wij houden voor elk dossier bij welk bewaartermijn hier aan gekoppeld zit. Zodra het bewaartermijn is verstreken, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen. U ontvangt van ons een vernietigingslijst met hierop de archiefboxen die vernietigd mogen worden.
Na een schriftelijke goedkeuring worden de View archiefboxen professioneel en definitief vernietigd. Een certificaat als bewijs van vernietiging kan daarna worden overhandigd.