Digitaliseren van Grote Volumes

Bij grote volumes dossiers is een efficiënte verwerking essentieel om snel en gemakkelijk de juiste informatie te vinden. View beschikt over apparatuur, mankracht en kennis om in een afgesproken periode u te helpen bij het digitaliseren van grote volumes.

Digitale bestanden rechtstreeks naar uw eigen applicatie

Onze gecertificeerde systemen en procedures maken het mogelijk om op een veilige en betrouwbare wijze uw papieren archief om te zetten naar digitale bestanden die rechtstreeks in uw applicaties geïmporteerd (kunnen) worden. Uiteraard zorgen diverse controlemomenten ervoor dat fouten tijdig worden herkend en indien nodig hersteld.

Toegevoegde waarde

Een goede voorbereiding en selectie van documenten voordat er gescand wordt behoort tot de standaard procedures van het scanproces. Ook in de afwerking en export van de digitale bestanden leveren wij een toegevoegde waarde, bijvoorbeeld door het toevoegen van relevante metadata, zodat een document ook digitaal gemakkelijk terug te vinden is.

Ervaring die telt

View heeft ervaring in het digitaliseren van grote volumes, onder andere van CJG en GGD kinddossiers. De (grote) hoeveelheden informatie die gedigitaliseerd worden stellen hoge eisen aan de nauwkeurigheid en kwaliteit van metadata. Het toekennen van metadata gebeurt dan ook door gespecialiseerde medewerkers, zodat uw bestanden altijd en overal gemakkelijk terug te vinden zijn.

Bij grotere archieven is digitalisering uiterst voordelig. Ten eerste scheelt het veel ruimte, en daarmee geld. Ten tweede kunnen meerdere geautoriseerde gebruikers de documenten vanaf verschillende locaties inzien, wat tijd- en kostenbesparend is. Het digitaliseren van grote volumes, ook wel bulkscanning genoemd, moet nauwkeurig gebeuren en View kan hierbij helpen.

Wilt u meer informatie over het laten digitaliseren van uw archief? Wij helpen u graag en hebben altijd een passende oplossing die past bij uw werkwijze. Neem gerust contact met ons op, dan kijken we samen verder.

Voorbeeld case ‘Digitaliseren van grote volumes’:

In totaal heeft View al meer dan 250.000 kinddossiers gescand voor Centrum voor Jeugd en Gezin en de GGD. Voor deze organisaties is het van belang dat alle dossiers nauwkeurig en volgens de afgesproken normen worden gedigitaliseerd.

Kinddossiers zijn medische dossiers en bevatten vertrouwelijke informatie. Deze dossiers dienen behandeld te worden met de nodige zorg. Dit vraagt om aangepast transport en een scanstraat die voldoet aan de beveiligingsnormen voor medische dossiers.

De kinddossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden, zullen gedigitaliseerd worden en digitaal beschikbaar worden gesteld aan geautoriseerde medewerkers. Volgens een afgesproken schema worden de dossiers door de klant of View in View archiefboxen verpakt. Voor aanvang van het project worden het aantal dossiers per box afgesproken.

De Viewboxen met daarin de papieren dossiers worden op de afgesproken locatie opgehaald en vervoerd naar het archiefdepot van View in Doetinchem. De voorbereiding en het scan-klaar maken van de kinddossiers wordt vervolgens gedaan in de scanstraat van View.

De voorbereiding van de dossiers bestaat uit: snijden van de omslagen, ontbinden van het hechtmechanisme en het loshalen van memo’s en andere afwijkende formaten papier en deze bevestigen op een A4, zodat ze ook gescand kunnen worden.

Met de klant wordt een documentvolgorde afgesproken voor het digitaliseren van de dossiers. Nu zijn de dossiers klaar om gedigitaliseerd te worden met de afgesproken instellingen zoals bijvoorbeeld: 300 dpi, zwart/wit, PDF/A, OCR, verwijdering blanco pagina etc.

De indexering van de dossiers wordt gedaan door middel van het scannen van de toegevoegde barcode.

Wanneer alle dossiers uit een View archiefbox gescand zijn, worden deze zorgvuldig gecontroleerd door onze scanstraatmedewerker. Hierna worden de dossiers geüpload op de beveiligde en rechtstreekse FTP-verbinding tussen View en de klant. De klant kan de dossiers van deze server downloaden en opslaan in hun database.