Digitaliseren & Scannen

Digitaal archief: overal en altijd over de juiste bestanden beschikken

In de scanstraat van View zetten wij voor u de eerste stappen naar een digitaal archief. Ongeacht het formaat, verrijken we digitale bestanden met behulp van geavanceerde herkenningstechnologieën en/of handmatige indexen.

Veiligheid voorop bij digitaal archief

Bij het digitaliseren is het belangrijk dat de Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) eist dat technische en organisatorische maatregelen getroffen moeten worden ter beveiliging van de digitale dossiers. De werkgever moet regels stellen over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn, ter beveiliging van de dossiers.

Stappen naar een digitaal archief

View kan u helpen bij de aanleg van een digitaal archief. De eerste stap is het scannen van de dossiers, waarna alle documenten geïndexeerd worden. Dit kan door middel van geavanceerde herkenningstechnologieën zoals barcodes en/of handmatige indexen.

Het indexeren zorgt ervoor dat de gescande documenten worden opgeslagen in de juiste archiefbox, waardoor de dossiers gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Na het indexeren van de documenten kunnen deze worden geëxporteerd naar een digitaal archief.

Geschikt voor import in applicaties

De digitale output wordt afgestemd op uw werkwijze of applicatie. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar Sharepoint, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iView zijn voorbeelden hiervan.

Onze scanstraat, die overigens ook bij u (tijdelijk) op locatie geïnstalleerd kan worden om uw dossiers ter plekke te digitaliseren, kan voor de volgende toepassingen ingezet worden:


Wellicht kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van een digitaal archief.
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

De werkwijze van View voor het digitaliseren van uw dossiers

Voorbeeld case van een klant die haar personeelsdossiers door View heeft laten digitaliseren

  • Nadat de op maat gemaakte offerte akkoord is bevonden door de klant, wordt er een afspraak ingepland om de dossiers te laten ophalen.
  • View haalt de dossiers op bij de klant en deze worden ingepakt in View archiefboxen.
  • De gevulde archiefboxen worden vervoerd naar het archiefdepot van View in Doetinchem. Hier worden alle boxen uitgeladen en gecontroleerd.
  • De scanstraat medewerkers van View zullen de voorbereiding voor het digitaliseren van  de dossiers verzorgen. Dit houdt in, dat de dossiers scanklaar gemaakt worden. De dossiers worden ontniet, post-its of losse bladen worden opgeplakt en overige clips of losse materialen worden uit het dossier verwijderd. Wanneer de klant dit wenst, kunnen de documenten op chronologische volgorde worden gelegd.
  • Wanneer het dossier scanklaar is, wordt deze door een scanstraat medewerker van View gescand met de afgesproken instellingen. In dit geval werden alle dossiers zwart-wit gedigitaliseerd.
  • Na het digitaliseren van de dossiers, worden deze geïndexeerd. Met deze klant is afgesproken dat er drie indexkenmerken worden gekoppeld aan elk dossier, filiaalnummer, personeelsnummer en naam. De indexkenmerken kunnen bij elke klant verschillen, dit is geen enkel probleem bij View.
  • Nadat alle personeelsdossiers zijn gedigitaliseerd, geïndexeerd en gecontroleerd, worden deze op een externe harde schijf geplaatst en overgebracht aan de klant. Het is ook mogelijk om de dossiers over te zetten via onze beveiligde FTP-server. Het dossier dat u nodig heeft is op deze manier direct digitaal beschikbaar.