Een archief wordt in de loop der tijd steeds groter en de beschikbare ruimte daarmee steeds kleiner. Met deze tips haalt u eenvoudige “lucht” uit uw papieren archief. Zo bespaart u, zonder extra investering, vele meters kostbare archiefruimte en zorgt u voor een keurig opgeruimd en overzichtelijk archief!
Onze tips
√ Wie is verantwoordelijk? Is dat Chantal, Laura, Mehmet, of ben jij dat Henk?
√ Nog voordat u de eerste ordner in uw archief plaatst, is het van belang om na te denken over hoe u uw dossiers gaat opslaan. Is er een structuur, of is er een database?
√ Verwijder paperclips en nietjes. Deze kunnen gaan roesten en de documenten beschadigen. Bovendien nemen ze veel ruimte in beslag.
√ Verwijder ordners en hangmappen, berg alleen de inhoud op om ruimte te besparen.
√ Verwijder kleine briefjes, notities, gele memo’s etc. die geen waarde meer hebben, dit zorgt letterlijk voor een opgeruimd archief.
√ Kies een archiefdoos met de juiste maat voor de archiefstelling en de inhoud.
√ Gebruik permanent klevende rug etiketten en watervaste stiften om labels ook de komende jaren leesbaar te houden.
Welke punten zijn belangrijk in uw eigen archiefruimte?
√ Zorg dat de archiefruimte droog is. Papier trekt namelijk vocht aan en dat gaat schimmelen.
√ Controleer de ruimte op mogelijke waterschade door lekkende water- of afvoerleidingen en tref hiervoor preventieve maatregelen.
√ Check of de draagkracht van de vloer voldoende is om het archief bij volle belasting te dragen. Grote hoeveelheden papier kunnen namelijk erg zwaar zijn!
√ Gebruik de archiefruimte alleen voor archiefopslag en niet als algemene opslagruimte. Een opgeruimde opslagruimte zorgt voor een opgeruimd archief!
√ Zorg voor een werkplek in de archiefruimte om efficiënter te kunnen werken.
√ Zorg voor verwarming en goede verlichting.
√ Houd kasten zoveel mogelijk gesloten, dit om stof en eventuele brandschade te beperken.
√ Regel de toegang tot het archief en houd een registratielijst bij.
√ Zorg dat het archief na gebruik op slot is, zodat ongeautoriseerde personen hier niet bij kunnen.
Tips voor archiefvernietiging
De meeste dossiers wilt u niet tot in de eeuwigheid bewaren. Archiefvernietiging is daarom noodzakelijk voor een opgeruimd archief.
√ Zorg ervoor dat de bewaartermijnen bekend zijn en per dossier geregistreerd staan.
√ Ga minimaal 1 x per jaar door het archief om oude dossiers eruit te halen en vervolgens te (laten) vernietigen.
√ Gooi oude dossiers niet zomaar in de papierbak, maar laat deze altijd professioneel vernietigen. Zo bent u er zeker van dat er geen gevoelige informatie op straat belandt.
Bent u benieuwd hoelang uw dossiers bewaard moeten blijven? Bekijk dan onze pagina bewaartermijnen voor meer informatie. In de praktijk blijkt dat het extern opslaan van uw archief vaak voordeliger is.
Of wilt u weten hoeveel u kunt besparen op uw statisch archief? Kijk dan bij View archiefopslag en iView archiefbeheer en maak een afspraak met een adviseur van View.