Een archief wordt in de loop der tijd steeds groter en de beschikbare ruimte daarmee steeds kleiner. Met deze tips haalt u eenvoudige “lucht” uit uw papieren archief. Zo bespaart u, zonder extra investering, vele meters kostbare archiefruimte en zorgt u voor een keurig opgeruimd en overzichtelijk archief!
Onze tips
- Wie is verantwoordelijk? Is dat Chantal, Laura, Mehmet, of ben jij dat Henk?
- Nog voordat u de eerste ordner in uw archief plaatst, is het van belang om na te denken over hoe u uw dossiers gaat opslaan. Is er een structuur, of is er een database?
- Verwijder paperclips en nietjes. Deze kunnen gaan roesten en de documenten beschadigen. Bovendien nemen ze veel ruimte in beslag.
- Verwijder ordners en hangmappen, berg alleen de inhoud op om ruimte te besparen.
- Verwijder kleine briefjes, notities, gele memo’s etc. die geen waarde meer hebben, dit zorgt letterlijk voor een opgeruimd archief.
- Kies een archiefdoos met de juiste maat voor de archiefstelling en de inhoud.
- Gebruik permanent klevende rug etiketten en watervaste stiften om labels ook de komende jaren leesbaar te houden.
De archiefruimte
Welke punten zijn belangrijk in uw eigen archiefruimte?
- Zorg dat de archiefruimte droog is. Papier trekt namelijk vocht aan en dat gaat schimmelen.
- Controleer de ruimte op mogelijke waterschade door lekkende water- of afvoerleidingen en tref hiervoor preventieve maatregelen.
- Check of de draagkracht van de vloer voldoende is om het archief bij volle belasting te dragen. Grote hoeveelheden papier kunnen namelijk erg zwaar zijn!
- Gebruik de archiefruimte alleen voor archiefopslag en niet als algemene opslagruimte. Een opgeruimde opslagruimte zorgt voor een opgeruimd archief!
- Zorg voor een werkplek in de archiefruimte om efficiënter te kunnen werken.
- Zorg voor verwarming en goede verlichting.
- Houd kasten zoveel mogelijk gesloten, dit om stof en eventuele brandschade te beperken.
- Regel de toegang tot het archief en houd een registratielijst bij.
- Zorg dat het archief na gebruik op slot is, zodat ongeautoriseerde personen hier niet bij kunnen.
Tips voor archiefvernietiging
De meeste dossiers wilt u niet tot in de eeuwigheid bewaren. Archiefvernietiging is daarom noodzakelijk voor een opgeruimd archief.
- Zorg ervoor dat de bewaartermijnen bekend zijn en per dossier geregistreerd staan.
- Ga minimaal 1 x per jaar door het archief om verouderde dossiers eruit te halen en vervolgens te (laten) vernietigen.
- Gooi oude dossiers niet zomaar in de papierbak, maar laat deze altijd professioneel vernietigen. Zo bent u er zeker van dat er geen gevoelige informatie op straat belandt.
In de praktijk blijkt dat het extern opslaan van uw archief vaak voordeliger is. Bent u ook benieuwd hoeveel u kunt besparen op uw statisch archief? Kijk dan bij View archiefopslag en iView archiefbeheer en maak een afspraak met een adviseur van View.