Tips voor een opgeruimd archief

Een archief wordt in de loop der tijd steeds groter en de beschikbare ruimte daarmee steeds kleiner. Met deze tips haalt u eenvoudige “lucht” uit uw papieren archief. Zo bespaart u, zonder extra investering, vele meters kostbare archiefruimte en zorgt u voor een keurig opgeruimd archief!

Opgeruimd archief: dossiers opbergen

  • Nog voordat u de eerste ordner in uw archief plaatst, is het van belang om na te denken over hoe u uw dossiers gaat opslaan.
  • Verwijder paperclips en nietjes. Deze kunnen gaan roesten en nemen veel ruimte in beslag.
  • Verwijder ordners en hangmappen, berg alleen de inhoud op om ruimte te besparen.
  • Verwijder kleine briefjes, notities, gele memo’s etc. die geen waarde meer hebben, dit zorgt letterlijk voor een opgeruimd archief.
  • Kies een archiefdoos met de juiste maat voor de archiefstelling en de inhoud.
  • Gebruik permanent klevende rug etiketten en watervaste stiften om labels ook de komende jaren leesbaar te houden.

Archiefruimte: documenten bewaren

Welke punten zijn belangrijk in uw eigen archiefruimte?

  • Zorg dat de archiefruimte droog is. Papier trekt namelijk vocht aan en dat gaat schimmelen.
  • Controleer de ruimte op mogelijke waterschade door lekkende water- of afvoerleidingen en tref hiervoor preventieve maatregelen.
  • Check of de draagkracht van de vloer voldoende is om het archief bij volle belasting te dragen. Grote hoeveelheden papier kunnen namelijk erg zwaar zijn!
  • Gebruik de archiefruimte alleen voor archiefopslag en niet als algemene opslagruimte. Een opgeruimde opslagruimte zorgt voor een opgeruimd archief!
  • Zorg voor een werkplek in de archiefruimte om efficiënter te kunnen werken.
  • Zorg voor verwarming en goede verlichting.
  • Houd kasten zoveel mogelijk gesloten, dit om stof en eventuele brandschade te beperken.
  • Regel de toegang tot het archief en hou een registratielijst bij.
  • Zorg dat het archief na gebruik op slot is, zodat ongeautoriseerde personen hier niet bij kunnen.

Archiefvernietiging: creëer ruimte

De meeste dossiers wilt u niet tot in de eeuwigheid bewaren. Archiefvernietiging is daarom noodzakelijk voor een opgeruimd archief.

  • Zorg ervoor dat de bewaartermijnen bekend zijn en per dossier geregistreerd staan.
  • Ga minimaal 1 x per jaar door het archief om verouderde dossiers eruit te halen en vervolgens te kunnen vernietigen.
  • Gooi oude dossiers niet zomaar in de papierbak, maar laat deze altijd professioneel vernietigen. Zo bent u er zeker van dat er geen gevoelige informatie op straat belandt.

Uit de praktijk blijkt dat het extern opslaan van uw archief vaak voordeliger is. Bent u ook benieuwd hoeveel u kunt besparen op uw statisch archief? Kijk dan bij View archiefopslag en View archiefbeheer, of maak een afspraak met een adviseur van View.