iView, voor makkelijk maar veilig dossierbeheer.

Met de tijd verspreiden digitale documenten zich overal en nergens in organisaties. Vaak herkenbaar op een USB-stick, harde schijf, onbeveiligde C: schijf, in bijlages van de mail. Kortom, geen overzicht.
Wilt u ook weten wie toegang heeft, of juist niet tot deze dossiers? De bewaartermijnen zijn niet altijd accuraat en daarmee dus een vervuilde database met onnodige hoeveelheid gigabytes in gebruik.

Om deze reden hebben wij iView archiefbeheer ontwikkeld. Voor een vast en helder tarief per maand kunnen wij uw papieren dossiers in ons archiefdepot opslaan overal en altijd beschikbaar maken. Hierdoor is de juiste informatie beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers vanaf iedere (thuis)werkplek. View archiefbeheer is geschikt voor alle archieven en dossiers die met enige regelmaat opgevraagd worden, zoals:

Interesse in een oriënterend gesprek? Vul hieronder het contactformulier in en wij adviseren u en kijken mee naar een oplossing voor uw dossiers.

Ieder dossier 24/7 overal en altijd beschikbaar.

Voor al uw papieren en digitale dossiers
Bewaartermijnen en vernietigingsvoorstellen
Inclusief back-up en restoren
Extra veilig door inloggen met 2FA
Uitgebreide rechtenstructuur
Microsoft Azure Database (in NL) met ISO 27001
Full-service voor vast bedrag per maand
iView, ontwikkeld door View voor uw dossiers

View zorgt dat uw archief betrouwbaar wordt beheerd

Hiervoor hebben wij iView ontworpen en is afgestemd op de wensen van onze klanten.
Het is gebruiksvriendelijk zodat iedereen (geautoriseerde gebruikers natuurlijk) er direct mee aan de slag kan.Maakt u gebruik van View archiefbeheer dan zijn uw dossiers of archieven ook per dossier geïndexeerd in iView. Op basis van zoekwoorden (metadata) kunt u snel het gewenste dossier opzoeken, opvragen en downloaden.

Ook kunt u in iView een vernietigingsopdracht aanmaken. Er wordt een overzicht gemaakt van alle dossiers waarvan het bewaartermijn is verstreken en dus vernietigd mogen worden. U kunt hier zelf akkoord voor geven en pas hierna worden de dossiers vertrouwelijk door View vernietigd.
iView geeft een perfect overzicht van het totale archief en u heeft meteen inzicht in welke dossiers bij View zijn opgeslagen.

Hierbij een kleine indruk  van iView
Klik op de afbeeldingen voor een groter beeld.
                

Dossiers opzoeken in iView                          Dossiers opvragen en downloaden in iView

Werkwijze View archiefbeheer

Voorbereiding en transport

Het archief of de dossiers worden, bij u op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.

Ontvangst en indexeren

De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op verzoek worden de dossiers gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in het gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Scanning on demand

In iView kunt u uw archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via scanning on demand, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat en op de beveiligde FTP server staan de digitale bestanden voor u klaar.

Archiefvernietiging

Voor een toegankelijk archief is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Daarom hechten wij veel waarde aan het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging.

Met View archiefbeheer leggen we die bewaartermijnen voor uw archief vast in iView. Jaarlijks worden, op basis van de afgesproken bewaartermijnen en na de schriftelijke toestemming, de overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd.

Veilig en betrouwbaar archiefbeheer in het archiefdepot van View

Het archiefdepot en de scanstraat van View zijn gevestigd in Nederland en voldoen aan de eisen van een archiefbewaarplaats. Daarnaast heeft View de hoogst haalbare veiligheidsnorm geïmplementeerd, ISO 27001, om u de zekerheid te bieden voor een veilig en betrouwbaar archiefopslag.

Archiefbeheer met scanning on demand

Naast een veilige en betrouwbare opslag van uw archief, worden uw archieven of dossiers ook geïndexeerd in onze online database, iView.
Met scanning on demand wordt uw opgevraagde dossier gescand en is deze via een beveiligde verbinding te downloaden. Jaarlijks kan uw archief opgeschoond worden. U ontvangt een vernietigingsvoorstel van ons met hierin de dossiers waarvan het bewaartermijn is verstreken.

iView als applicatie voor uw eigen archief

Maakt u geen gebruik van View archiefopslag of View archiefbeheer, maar wilt u wel uw archief registreren en/of indexeren? iView kan ook als applicatie worden ingezet voor uw eigen archief, op uw eigen locatie. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Wilt u meer informatie over iView? Neem dan contact met ons op, wij zorgen ervoor dat uw archief veilig en betrouwd wordt beheerd.