Archiefbeheer

Met archiefbeheer van View heeft u een archiefspecialist in huis, maar niet op de loonlijst. View archiefbeheer is geschikt voor alle archieven en dossiers die met enige regelmaat opgevraagd worden, zoals:

Veilig en betrouwbaar archiefbeheer in het archiefdepot van View

Het archiefdepot en de scanstraat van View zijn gevestigd in Nederland en voldoen aan de eisen van een archiefbewaarplaats. Daarnaast heeft View de hoogst haalbare veiligheidsnorm geïmplementeerd, ISO 27001, om u de zekerheid te bieden voor een veilig en betrouwbaar archiefopslag.

Archiefbeheer met scanning on demand

Naast een veilige en betrouwbare opslag van uw archief, worden uw archieven of dossiers ook geïndexeerd in onze online database, iView.
Met scanning on demand wordt uw opgevraagde dossier gescand en is deze via een beveiligde verbinding te downloaden. Jaarlijks kan uw archief opgeschoond worden. U ontvangt een vernietigingsvoorstel van ons met hierin de dossiers waarvan het bewaartermijn is verstreken.

View archiefbeheer bestaat uit:

Voorbereiding en transport

Het archief of de dossiers worden, bij u op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.

Ontvangst en indexeren

De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op verzoek worden de dossiers gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in het gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Scanning on demand

In iView kunt u uw archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via scanning on demand, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat en op de beveiligde FTP server staan de digitale bestanden voor u klaar.

Archiefvernietiging

Voor een toegankelijk archief is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Daarom hechten wij veel waarde aan het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging.

Met View archiefbeheer leggen we die bewaartermijnen voor uw archief vast in iView. Jaarlijks worden, op basis van de afgesproken bewaartermijnen en na de schriftelijke toestemming, de overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd.

Wilt u ook weer met uw core business bezig zijn en het archiefbeheer bij View onder brengen? Neem dan contact met ons op en wij nemen u al het archiefwerk uit handen.