Wél veilige archiefopslag
Je kent het wel, op zolder van een mooi statig pand, of in de kelder waar alle leidingen langs het plafond lopen van de archiefruimte. Voelt veilig, de dossiers dichtbij, maar eigenlijk kan dit niet meer. Vocht, brandrisico, wie heeft toegang? Daarom: bel ons even, gratis een vrijblijvende offerte en wij willen en kunnen voor jullie een gedegen oplossing realiseren. Wij zijn specialisten en ons archiefdepot voldoet aan de nieuwste veiligheidseisen en is klimaatneutraal. Daarnaast worden wij jaarlijks getoetst aan de informatie- en veiligheidsnorm, ISO 27001.
Dus nu de dossiers voor eens en altijd de zaak uit?, bel, mail of laat een berichtje achter, morgen de offerte en volgende week de zolder leeg.
Direct online beschikken over jouw dossiers
Zoeken, vinden en downloaden vanuit iView, de archief-applicatie samen met archiefopslag. Inloggen met twee stappen geeft maximale waarborg voor veiligheid van jouw dossiers. Met de applicatie iView kan dat eenvoudig; het is afgestemd op jullie wensen en manier van werken.
iView is gebruiksvriendelijk zodat ieder geautoriseerde gebruiker er direct mee aan de slag kan. Met gebruik van zoekwoorden/indexkenmerken kan iedereen snel een gewenst dossier opzoeken, downloaden en inzien. Zowel voor digitale- als fysieke dossiers. Ook handig bij thuiswerken.
Altijd snel en veilig toegang tot jouw dossiers
1. Plan van aanpak
Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.
2. Ontvangst en indexeren
De dossiers worden individueel geindexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
3. Digitaliseren
De dossiers worden klaar gemaakt door het verwijderen van alle nietjes en paperclips. Ook worden alle kleine briefjes eventueel apart opgeplakt. Het scannen in kleur gaat met een hoge resolutie en in PDF-A. Substitutie scannen voor overheden is uiteraard ook mogelijk. De vooraf afgesproken indexkenmerken gaan automatisch of worden handmatig toegevoegd. Ook koppelen aan applicaties en databases is dan, na het scannen, de laatste fase.
4. Downloaden in iView
In de applicatie iView worden de dossiers na het digitaliseren geüpload. De gebruiker kan na het beveiligd inloggen de dossiers weer downloaden. Dus makkelijk raadplegen en inzien, terwijl het originele dossier in ons depot blijft.
5. Bewaartermijnen
Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken tijdig te vernietigen. Dit is ook een AVG eis. Het registeren van bewaartermijnen en dossiervernietiging verzorgen wij ook. In iView leggen we deze (wettelijke) bewaartermijnen vast. Pas na jullie goedkeuring worden dossiers verwijderd uit ons depot en/of database.
iView samengevat
Dossiers veilig gewaarborgd en direct beschikbaar
Palletopslag, goed(koop) alternatief
Een goede oplossing voor dossiers die nog maar een paar jaar opgeslagen mogen worden. Deze dossiers laten digitaliseren is onnodig, want de kosten wegen niet op tegen het (nog een paar jaar) opslaan. Denk dan aan palletopslag in ons beveiligde archiefdepot. Goed, veilig en voor een prima prijs! Als jij een berichtje achterlaat, dan rekenen wij vandaag nog jouw voordeel uit.
