Classificatie en metadata

Classificatie is het rangschikken van documenten waardoor informatie geordend kan worden. Een classificatieschema is dan ook een logische en uniforme indeling van het fysieke en digitale archief.

Logische indeling voor gedeelde archieven

Zodra archieven gedeeld moeten worden is een logische en uniforme indeling van groot belang. Ten eerste kan een bepaald document uit het archief snel opgezocht worden, maar daarnaast is het handig als geautoriseerde gebruikers allemaal dezelfde indeling hanteren. Ook voor het gebruik van metadata (bijvoorbeeld in SharePoint) is een uniforme en logische benaming een must.

Beproefde methode

De grote hoeveelheden informatie stellen hoge eisen aan de nauwkeurigheid en kwaliteit van metadata. Een classificatieschema is soms lastig om zelf op te zetten, maar zeer effectief in gebruik. View heeft een eenvoudige methode om samen met u en uw collega’s een classificatieschema op te zetten. Hiermee kan iedereen zijn of haar documenten op een uniforme en logische wijze archiveren, delen en raadplegen.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan

Classificatie en metadata: hoe werkt het?

Alle dossiers die bijvoorbeeld zijn opgesteld binnen een bepaald bedrijfsproces kunnen worden geclassificeerd onder één classificatiecode. Vaak worden documenten geordend in dossiers, zoals zaakdossiers, en deze kunnen dan weer onderverdeeld worden in subdossiers. Documenten kunnen op zichzelf worden onderverdeeld in verschillende categorieën. Dit zorgt ervoor dat dossiers gemakkelijk teruggevonden kunnen worden.

Om dossiers te classificeren wordt gebruik gemaakt van Metadata. Metadata zijn de informatie over uw dossiers/archief, zoals de inhoud, een datum of de grootte van het bestand. Het toekennen van metadata is uiterst belangrijk, omdat dit onder andere de vindbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de dossiers zal verbeteren. Door middel van metadata worden dossiers gestandaardiseerd. Dit komt de vindbaarheid ten goede. Ook het uitwisselen van dossiers wordt zo vergemakkelijkt.

Wilt u ook een begin maken met opstellen van een classificatieschema en heeft u hier hulp en advies bij nodig? Neem contact op met een van onze specialisten en wij plannen graag een afspraak voor een adviesgesprek.