Bewaartermijnen

 

Bewaartermijnen van dossiers en archieven

“Hoe lang moet ik mijn archiefstukken bewaren?” Dit is één van de meest voorkomende vragen aan onze archiefspecialisten. Het antwoord hierop is niet altijd eenvoudig te geven. Vaak is er eerst een bewaartermijnenonderzoek nodig om de vraag volledig te beantwoorden.

Wettelijke bewaartermijnen

Iedere organisatie heeft met wettelijke bewaartermijnen te maken. Het burgerlijk wetboek, de algemene wet rijksbelastingen en de wet op de omzetbelasting zijn enkele voorbeelden hiervan.
Naast algemene regelgeving kunt u ook onder branche-eigen wettelijke bewaartermijnen vallen. Voorbeelden hiervan zijn de archiefwet, de medische archiefwet en de wet bescherming persoonsgegevens. Deze zijn vaak van toepassing op personeelsdossiers, patiëntendossiers, klantdossiers en contracten.

Wenselijke bewaartermijnen

Naast wettelijke bewaartermijnen heeft iedere organisatie ook met wenselijke bewaartermijnen te maken. Hoe lang bewaar ik bijvoorbeeld notulen, offertes of handboeken? Dat kan voor iedere organisatie verschillen. Een belangrijke vuistregel bij het bepalen van wenselijke bewaartermijnen is hoe lang de informatie van het dossiers nog actueel of nodig is.

Juridische bewaartermijnen

Naast de wettelijke en wenselijke bewaartermijnen is het ook goed om te realiseren of een dossier of document een juridische waarde heeft. Met een aankoopbewijs kan de garantie van een productie worden bijvoorbeeld geclaimd. De looptijd van de juridische bewaartermijn is meestal de periode waarin aanspraak geclaimd (of bewezen) kan worden.

Bewaartermijnen bepalen

Het is voor iedereen in de organisatie prettig als er een document aanwezig is waarop alle bewaartermijnen van de belangrijkste documenten en/of dossiers staan. Een overzicht van bewaartermijnen kunt u zelf maken, maar wij kunnen u ook helpen.
View heeft een aantal standaard overzichten voor u beschikbaar die u gratis kunt aanvragen.
Zijn de standaard overzichten niet voldoende, dan kan een archiefspecialist van View een op maat gemaakt bewaartermijnen overzicht voor uw organisatie maken.

Ook het jaarlijks opschonen van de (fysieke) archieven op basis van deze bewaartermijnen kan View voor u verzorgen.
Met een duidelijk overzicht van bewaartermijnen en het jaarlijks opschonen van uw archief of dossiers blijft uw archief beheersbaar, toegankelijk, up-to-date en bespaart u ruimte, tijd en geld.
Neem gerust contact met ons op en wij staan graag voor u klaar.