Bewaartermijnen van dossiers

“Hoe lang moet ik mijn archiefstukken bewaren?” Dit is één van de meest voorkomende vragen aan onze archiefspecialisten. Het antwoord hierop is niet altijd eenvoudig te geven. Ieder vakgebied en branche heeft zijn eigen bewaartermijn. Wilt u meer weten over bewaartermijnen? Laat een bericht achter en wij helpen u graag verder.

Wettelijke

Iedere organisatie heeft met wettelijke bewaartermijnen te maken. In het burgerlijk wetboek, de algemene wet rijksbelastingen en de wet op de omzetbelasting zijn eisen opgenomen waaraan voldaan moet worden.
Naast algemene regelgeving kunt u ook onder branche-eigen wettelijke bewaartermijnen van uw archieven vallen. Voorbeelden hiervan zijn de archiefwet, de medische archiefwet en de wet bescherming persoonsgegevens. Deze zijn vaak van toepassing op personeelsdossiers, patiëntendossiers, klantdossiers en contracten.

Wenselijke

Naast wettelijke bewaartermijnen heeft iedere organisatie ook met wenselijke bewaartermijnen te maken. Hoe lang bewaar ik bijvoorbeeld notulen, offertes of handboeken? Dat kan voor iedere organisatie verschillen. Een belangrijke vuistregel bij het bepalen van wenselijke bewaartermijnen is hoe lang de informatie van dossiers nog actueel of nodig is.

en juridische bewaartermijnen

Naast de wettelijke en wenselijke bewaartermijnen van archieven is het ook goed om je te realiseren of een dossier of document een juridische waarde heeft. Met een aankoopbewijs kan de garantie van een productie bijvoorbeeld worden geclaimd. De looptijd van de juridische bewaartermijn is meestal de periode waarin aanspraak geclaimd (of bewezen) kan worden.

Bewaartermijnen van archieven bepalen

Het is voor iedereen in de organisatie prettig als er een document aanwezig is waarop alle bewaartermijnen van de belangrijke documenten en/of dossiers staan.

Een overzicht van bewaartermijnen kunt u zelf maken, maar wij kunnen u ook helpen.
Hierbij een aantal standaard bewaartermijnen als voorbeeld:

  • Medische dossiers
    Bij medische dossiers geldt over het algemeen een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier. Echter komt het voor dat een dossier langer of juist korter worden bewaard.
  • HRM-dossiers / personeelsdossiers
    Personeelsdossiers zijn vaak opgebouwd met hierin veel verschillende soorten documenten, waarbij ook weer verschillende bewaartermijnen aan zijn gekoppeld. Salarisadministratie 7 jaar bewaren (na uitdiensttreding). Zo zijn er ook document waarvoor geen bewaartermijn geldt, deze moeten 2 jaar na uitdiensttreding vernietigd worden, bijvoorbeeld functioneringsgesprekken.
  • Zaakdossiers / juridische dossiers
  • De orde van advocaten geeft aan dat de dossiers en gegevensdragers volgens wettelijke termijn worden bewaard.
    Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken: 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak
    Bewaartermijn van administratieve gegevens: 7 jaar
    Bewaartermijn gegevensdragers:7 jaar
    Bewaartermijn op grond van de AWR:7 jaar
    Neerlegging van de praktijk:5 of 20 jaar
    Verjaringstermijn voor beroepsfouten:5 of 20 jaar

View heeft een aantal standaard overzichten voor u beschikbaar die u gratis kunt aanvragen.
Zijn de standaard overzichten niet voldoende, dan kan een archiefspecialist van View een op maat gemaakt bewaartermijnenoverzicht voor uw organisatie maken.

Ook het jaarlijks opschonen van de (fysieke) archieven op basis van deze bewaartermijnen kan View voor u verzorgen.
Met een duidelijk overzicht van bewaartermijnen van de archieven en het jaarlijks opschonen van uw archief of dossiers blijft uw archief beheersbaar, toegankelijk, up-to-date en bespaart u ruimte, tijd en geld.
Neem gerust contact met ons op, wij staan graag voor u klaar.