Archiefplan en DSP

Informatie die voor de hele organisatie beschikbaar moet zijn, dient toegankelijk, beheersbaar en bij voorkeur centraal gearchiveerd te worden.
Een voorwaarde voor een toegankelijk en beheersbaar archief is dat deze up-to-date en uniform is. Een archiefplan met DSP, dat op maat is samengesteld, zal hierbij helpen.

Met een archiefplan en DSP zijn documentmanagement en workflow management niet langer mooie termen, maar deze kunnen dan daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het nog beter functioneren van de organisatie.

Wat is een archiefplan?

Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen, in relatie tot het werk dat op die afdelingen gedaan wordt.
In dit plan wordt vastgelegd welke soorten documenten in het huidige archief aanwezig zijn, hoe ze worden aangemaakt en door wie. Maar ook hoe vaak ze geraadpleegd worden en welke hulpmiddelen (databases etc.) aanwezig zijn.
De uitkomst hiervan geeft de klant en ons handvatten om een op maat gesneden DSP te maken. Hiermee kan iedereen op een efficiënte en effectieve wijze archiveren en zal het archief beheersbaar en uniform zijn.

Bel 0314-369200 voor een afspraak of vraag een offerte aan

Wat is een DSP (document structuur plan)?

De definitie van een DSP uit de regelgeving luidt: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
Een overheidsorganisatie is verplicht een DSP te hebben.
Een DSP is een beleids- en beheersinstrument voor de gehele organisatie, maar vooral een praktisch documenten, dat direct toepasbaar is.

Wat is het verschil tussen een archiefplan en DSP?

Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen.
Een archiefplan is de basis voor een DSP.
Een DSP is het plan waarin staat hoe de toegankelijkheid van de archiefbescheiden geregeld moet worden, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welke middelen daarbij nodig zijn. Dit wordt uitgewerkt in een Exceloverzicht.

Heeft u hulp en/of advies nodig bij het maken van een archiefplan en DSP? Wij maken hiervoor graag een afspraak om u een passend advies te bieden.